A csalás és az alkalmazottak ellopásának megakadályozása az üzleti életben - irányelvek és tervek

Noha úgy gondolja, hogy a csalók kemény bűnözők, akik az egyik munkahelyről a másikra ugornak, a Journal of Accounting számol be, hogy a foglalkozási csalást elkövető személyek többsége első ízben elkövető. Ezenkívül nagyon kevés csaló foglalkozik azzal a szándékkal, hogy csalja az üzletet.

Ez azt jelenti, hogy a gondos bérbeadási gyakorlat és az alapos háttér-ellenőrzés nem elegendő ahhoz, hogy megakadályozzák a csalást az üzleti vállalkozásban. Vannak azonban bizonyos tényezők, amelyek miatt az egyének nagyobb valószínűséggel csalnak.

A Hitelesített Csalás Ellenőrök Szövetsége szerint három elem létezik a helyén, amikor a csalás bekövetkezik. Először: a csalást elkövető személy pénzügyi nyomást érez - a nagy adósságok, a pazar életmód, a pénzügyi problémákkal küzdő családtagok és a szerencsejáték-függőség mind potenciális nyomásforrást jelentenek..

Másodszor, az egyénnek szüksége van a csalás ésszerűsítésére. Belső monológ: „Nem fizetnek elég fizetést”, „Sokkal keményebben dolgozom, mint a főnök”, „A cég soha nem fog hiányozni” és „Megérdemlem ezt”, ez segít az embernek az etikátlan magatartás igazolásában..

Végül az egyéneknek lehetőségekre van szükségük csalások elkövetésére. Noha Ön, mint üzleti tulajdonos, nem mindig tudja befolyásolni az egyének pénzügyi helyzetét vagy hozzáállását, ellenőrzési és egyenlegek, valamint megfelelő belső ellenőrzésekkel befolyásolhatja a lehetőségek tényezőjét..

Általános csalási típusok

1. Eszközhamisítás

A Hitelesített Csalás Ellenőrök Szövetsége szerint az eszközök jogellenes használata a csalások leggyakoribb típusa, amely a kisvállalkozásokon belül fordul elő. Az eszköz jogellenes felhasználása akkor fordul elő, amikor egy alkalmazott vagy vállalkozó egy olyan rendszert dolgoz ki, amely ellopja vagy visszaél a vállalati erőforrásokkal, például készpénzzel vagy készlettel.

Vigyázzon arra, hogy vállalkozása hogyan gyűjt készpénzt az ügyfelektől. Ha a megfelelő intézkedések nincsenek érvényben, az egyén elfoghatja a készpénzt, és elrejtheti a tulajdonosától.

2. Vágás

A készpénzlopás, amely a készpénz lopásának népszerű módja, magában foglalja a beérkező kifizetések ellopását, még mielőtt azok teljes mértékben bekerülhetnek a vállalat pénzügyi nyilvántartásába. Tegyük fel például, hogy az ügyfél egy terméket akar vásárolni egy tégla- és habarcsüzletben. Egy szigorúan értékesítő alkalmazott elfogadhatta az áru fizetését, de a tranzakció rögzítése helyett a készpénzt zsebítheti.

Az átfedéssel az alkalmazott akár a fizetésnek csak egy részét is rögzítheti - például csak a 100 dollár fizetésekor kifizetett 50 USD-t rögzíti -, vagy pedig a fizetést egyáltalán nem tudja rögzíteni. Mivel az értékesítési tranzakciót nem rögzítik, az áruház készletét sem frissítik. Ez azt jelenti, hogy a tényleges üzleti leltár valójában kisebb lesz, mint amit a számviteli nyilvántartás tükröz.

Nem csak a személyes tranzakciók hajlamosak a soványra. A számviteli vagy irodai alkalmazott, aki az ügyfelek kifizetéseit fogadja, a bejövő készpénzt is zsebébe helyezheti. A munkavállaló ezután meghamisíthatja a hitelmegállapodást, vagy behajthatatlanul leírhatja a számlát, hogy az üzleti vállalkozás nem veszi észre, hogy a fizetés hiányzik.

A bonyolult, de meglehetősen általános követelésekkel kapcsolatos csalásokkal összefüggő csalás magában foglalja az ügyfelek kifizetésének lecsökkentését. Egy csapdázási rendszerben a könyvelő vagy a könyvelő az ügyfél által az ügyfél számlájára fizetett készpénzbefizetést zsebébe zsebe. A hiány fedezésére a könyvelő egy második ügyféltől kapott befizetést használ az első ügyfél számlája felé. Ha a második ügyfél hibás számla egyenleget észlel, akkor a könyvelő egy harmadik ügyfél fizetését használja fel a hiány fedezésére - és így tovább.

Mivel a kifizetéseket annyira rosszul kezelik, végül mindig valaki elkapja a rendszert. A csalók ennek ellenére hónapokig vagy akár évekig is folytathatják a lappangási rendszereket anélkül, hogy elkapnák őket.

3. Készpénz Larceny

A készpénzcsaládok hasonlóak a lecsúszáshoz abban az értelemben, hogy egy alkalmazott vagy vállalkozó ellopja a beérkező készpénzt. A különbség a pénzeszközökkel szemben az, hogy a munkavállaló ellopja a készpénzt, miután azt a vállalkozás könyveiben rögzítették.

Például egy alkalmazott ellophat pénzt a pénztárgépből, miután tranzakciót rögzítettek. Az alkalmazott rögzítheti a csalárd pénztárgép-kifizetéseket, hogy elrejtse azt a tényt, hogy a készpénz hiányzik. Például egy alkalmazott megszüntetheti a korábbi eladást, vagy visszatérítést adhat ki, és a megfelelő készpénzt eltávolíthatja a nyilvántartásból.

Jelzi, hogy készpénzt loptak
Az olyan átfedési rendszerek, amelyek a készpénz beszedése előtti lehallgatását foglalják magukban, nehéz felismerni. A következő figyelmeztető jeleket észreveheti:

• Alacsony készlet. Ha a boltban a tényleges készlet alacsonyabb, mint amilyennek a könyvek szerint lennie kellene, akkor lehetséges, hogy egy alkalmazott nem nyilvántartja az összes eladást.
• Hiányok a számozott dokumentumokban. Azok az éttermek és más vállalkozások, amelyek előre számozott utalványokat használnak, az utalványok hiányossága azt jelentheti, hogy egy alkalmazott eldobott egy igazolást és megtartotta a készpénzt.
• Vásárlói panaszok. Ha egy alkalmazott elkésik a kifizetéseket, az ügyfelek hajlamosak felhívni és panaszkodni, hogy kimutatási egyenleteik nem megfelelőek.
• Alacsony bevétel bizonyos váltások során. Ha a készpénzbeszedés alacsonyabb, amikor egy adott alkalmazott dolgozik, akkor ez utalhat készpénzlopásra.

Belső ellenőrzések a készpénzlopások megakadályozására

• A jóváhagyás megkövetelése a menedzser jóváhagyásához a hitelek, érvénytelen értékesítések vagy leírási fiókok kiadásához. Ha valaki más részt vesz a tranzakcióban, egy csaló alkalmazottnak kevesebb esélye van arra, hogy észrevétlenül lopjon.
• Havi számlakivonatok kiadása. Egy alkalmazott kevésbé valószínű, hogy zavarja az ügyfelek fizetéseit, ha az ügyfelek rendszeresen frissítik számlaegyenlegüket.
• Intézet kötelező szabadságideje és munkaváltása. A visszaváltási rendszerek gyorsan szétesnek, ha a bűnös alkalmazottnak nincs lehetősége a készpénz mozgatására.
• Végezzen meglepetés készpénzszámlálást. A nyilvántartásban szereplő készpénz és a pénzeszközök összehasonlításával a vezetők gyorsan azonosíthatják a készpénzbeli eltéréseket.
• Videokamerák. Az alkalmazottak kevésbé valószínűleg rosszul viselkednek, ha van egy videokamera, amely figyeli a nyilvántartásokat.
• Zárak dobozok. Azáltal, hogy az ügyfelek kifizetéseit közvetlenül a bank zároló dobozába küldik, a készpénz nem jut át ​​az alkalmazottak kezén, és az alkalmazottaknak nincs esélyük ellopni azt.

4. csalárd készpénzkifizetések

Ahelyett, hogy pénzt emelne az üzletbe, más csalók ellopják a kimenő készpénzkifizetéseket. A munkavállalók és a vállalkozók jogellenes módon használják fel a készpénz ellopását csalárd készpénzkifizetések felhasználásával..

5. Számlázási rendszerek

Az alkalmazottak számlázhatnak olyan árukért és szolgáltatásokért, amelyeket a vállalat soha nem kapott, és zsebbe tehetik a készpénzt. Az alkalmazott hamisítja a számlákat a kész szolgáltatásokkal vagy termékekkel, és ha a csekk kifizetésre kerül, a csaló maga számolja ki azt. A munkavállalónak kifizetése van egy nem létező eladó számára, egy héjvállalat nevét használva, amely a munkavállaló vagy egy barátja vagy családtagja tulajdonában van.

Az alkalmazottak összejátszhatnak egy meglévő eladóval is, hogy a társaságra túllépjék a termékeket. A felfújt számla átnyomásáért cserébe az eladó csökkenti a munkavállaló nyereségét.

A számlázási rendszer jelei

• Az eladó árak jelentősen emelkedtek. Ha egy eladó ára magasabb százalékkal nőtt, mint az iparági norma, akkor előfordulhat, hogy nem kap tisztességes üzletet.
• Munkavállalói preferencia egy bizonyos eladó számára. Az a munkavállaló, aki ragaszkodik egy adott eladóhoz, vagy nem nyitott más ajánlattevőktől ajánlatok fogadására, visszatérést kaphat.

Belső ellenőrzések a számlázási rendszer megakadályozására

• Fenntartjon jóváhagyott szállítói listát, és ellenőrzéseket írjon csak jóváhagyott gyártóknak. Ez megakadályozza, hogy kifizetéseket teljesítsen a shell társaságoknak vagy az alkalmazottak barátainak. Mielőtt hozzáadná a szállítót a listához, végezzen kutatást és ellenőrizze, hogy törvényes vállalat-e.
• A jóváhagyott szállítólista mellett tartson fenn egy jóváhagyott árlistát. Ez megnehezíti a munkavállalók számára az árak emelését az eladókkal való összejátszás során.
• A csekk aláírása előtt kérjen egy másolatot a fogadó jelentésről. Ilyen módon csak azokat a termékeket írja alá, amelyeket a vállalat ténylegesen kapott.

6. Költségtérítési rendszerek

A készpénz kiszolgálásának másik módja a kiadási jelentések becsapása. A munkavállalók mesterségesen nagy összegű visszatérítési ellenőrzést kaphatnak a személyi költségek, a nem létező költségek hozzáadásával vagy a költségek megtérítésére vonatkozó igények más módon történő felfűtésével..

Költségtérítési rendszer jelei

• Extravagáns költségjelentések. Ha egy bizonyos munkavállalói költségjelentés magasabb, mint a múltbeli átlag vagy más munkavállalói jelentés, az azt jelenti, hogy a munkavállaló túl sok költemet fordít.
• A munkavállaló nem nyújt be nyugtákat. Ha az eredeti bevételeket nem csatolják a költségjelentéshez, soha nem tudhatja, vajon a munkavállaló ténylegesen viseli-e a költségeket.

Belső ellenőrzések a költségtérítési rendszerek megelőzésére

• Igényeljen be bevételeket a költségtérítéshez. Ha nem, akkor az alkalmazottak felvehetik azokat a költségeket, amelyeket soha nem merültek fel.
• Dokumentálja vállalata költségtérítési politikáját. Ebben egyértelművé kell tenni, hogy mely típusú kiadások téríthetők meg, és melyek nem megfelelőek a megtérítéshez. Nyújtsa be az irányelv másolatát minden alkalmazott számára.
• Hasonlítsa össze az összes olyan alkalmazott költségelszámolásait, akik egy adott utazásra mentek. Ha az egyik sokkal magasabb, mint a többi, ez azt jelzi, hogy a költségek megemelkednek, vagy a munkavállaló szándékosan túllépi az összeget.

7. Ellenőrizze a szabotázs sémákat

Azok a munkavállalók vagy vállalkozók, akik hozzáférhetnek a kimenő vállalati ellenőrzésekhez, a saját javukra beavatkozhatnak. Ha az üres csekkeket nem tartják biztonságban, akkor valaki ellophat néhányat, és kinyithatja őket magukhoz vagy egy barátjának. Az a könyvelő, aki az üzleti tulajdonos aláírására csekket állít elő, később megváltoztathatja a nevet a csekken, elfoghatja és maga készpénzbe veheti..

A hamisítás jelei

• Hiányok az ellenőrző számokban. Ha sorrendben hiány van a számozott üres csekkeiben, akkor valószínű, hogy valaki felemelt néhányat.
• Szállítói panaszok. Amikor egy eladó értesíti, hogy még nem kapott befizetéseket, annak ellenére, hogy kivágta a csekket, valószínűleg a fizetést elfogták.

Belső vezérlők az illetéktelen ellenőrzés megakadályozására

• Tartsa biztonságosan az üres csekkeket. Az irodában mindig le kell zárni őket. Ne osztja meg a kulcsot, és csak akkor készítse el a csekkeket, amikor a könyvelő készen áll a kinyomtatására.
• Havonta felülvizsgálja üzleti bankjának kimutatását. Keressen olyan ellenőrző összegeket, amelyeket nem ismer fel. Kérje meg bankját, hogy foglaljon bele készpénzben lévő csekkeket, így biztosítva, hogy azok jóváhagyása előtt ne legyenek megváltoztatva.

8. Készlet és egyéb eszközök eltulajdonítása

Még ha a készpénz is biztonságos, az alkalmazottak megtalálhatják a fizikai eszközök, például számítógépek, vállalati termékek és készletek ellopásának vagy visszaélésének lehetőségeit.

Fogadási rendszerek
A fogadási folyamatban részt vevő alkalmazottak ellophatják a készleteket vagy termékeket a szállítás helyén. A kivizsgáló alkalmazottak módosíthatják a beérkező szállítási jelentést és a jelentést fogadó társaságot a csalás elrejtése érdekében. Ha ezeknek az alkalmazottaknak is van hozzáférése a beszerzési nyilvántartásokhoz, akkor módosíthatják a beszerzési igényt, hogy megfeleljenek a hamis szállítási jelentéseknek.

9. Larceny eszköz

Ha nincs sok fizikai ellenőrzés az eszközök megfigyelésére, az alkalmazottak és a vállalkozók egyszerűen elviszik a cég vagyonát a helyiségből, és soha nem adják vissza..

Jelek arra, hogy eszközök ellopták

• Alacsony készlet. Ha a könyvekenkénti készlet magasabb, mint a tényleges készletszint, akkor valaki lophat.
• Gyenge minőségű leltár dokumentáció. Ha a vásárlást és a dokumentumok átvételét alátámasztó dokumentumok nem az eredeti példányok, vagy úgy tűnik, hogy megváltoztak, akkor a tolvaj munkájával foglalkozhat.

Belső ellenőrzések a fizikai eszközök eltulajdonításának megakadályozására

• Végezzen véletlenszerű készlet-számlálást. Ez a készlethiányhoz vezethet, és kevésbé valószínű, hogy az alkalmazottak ellopják.
• Elkülönített készletkötelezettség. Ugyanaz a személy nem felelõs mind a termékek megvásárlásáért, mind azok átvételéért.
• Telepítse a biztonsági kamerákat. Különösen figyelje meg azokat a helyiségeket és területeket, ahol a leltár és az értékes termékek tárolódnak.
• Tartsa biztonságban a készleteket és az eszközöket. Az értékes eszközökkel rendelkező területeket lehetőség szerint bezárni kell, és csak bizonyos alkalmazottaknak kell rendelkezniük a kulcsokkal.

További tippek a kisvállalkozások által elkövetett csalások megelőzésére

Ezenkívül vannak általános stratégiák, amelyeket alkalmazhat a csalás elkerülése érdekében. Ha megváltoztatja az irányítási módot és a feladatok átruházásának módját, csökkentheti annak esélyét, hogy valaki megtéveszti vállalkozását.

1. Ismerje meg alkalmazottait

A Cowan, a Gunteski & Co., a CPA cég megjegyzi, hogy az esetleges csalásokat a bimbóba teheti, ha tisztában van a munkavállalók viselkedésének és hozzáállásának változásával. Rendszeresen lépjen kapcsolatba az alkalmazottakkal, és szánjon időt arra, hogy beszélgetjen arról, hogy megy a dolgok.

Különösen figyelje meg ezeket a viselkedési vonásokat, amelyek a csalókkal leggyakrabban társulnak:

• Megélésük túlélése - például egy alacsony fizetésű alkalmazott luxusautót vezet, vagy pazar vakációt tölt be
• Pénzügyi nehézségek tapasztalhatók, vagy nehézségek merülhetnek fel a cél elérése érdekében
• Szokatlanul szoros kapcsolat fenntartása egy adott eladóval
• Nem hajlandó megengedni, hogy egy másik alkalmazott átvegye feladatainak egy részét
• Soha ne hívj betegbe, vagy vakációzzon
• Váláson megy keresztül vagy családi problémákkal küzd

Természetesen soha nem szabad azt feltételezni, hogy az alkalmazottak lopnak, csak azért, mert ezeknek a tulajdonságoknak valamelyikét mutatják. Ennek ellenére, ha gyanítja, hogy csalás történik, a megfigyelési és csalásmegelőzési erőfeszítéseit az osztályok és területek felé összpontosíthatja, ahol a magas kockázatú alkalmazottak dolgoznak. Próbáljon bármilyen módon segítséget nyújtani a stresszes helyzetben lévő vagy pénzügyi nehézségekkel küzdő alkalmazottaknak - több alkalmazottat fog megtartani, és hűséget teremt a munkavállalók számára..

2. Kezelje integritással

Az, hogy hogyan viselkedik vállalkozásként, befolyásolhatja alkalmazottai hozzáállását a lopásokkal szemben. Ha levágja a sarkokat és nem viselkedik etikusan, akkor az emberek, akik az Ön számára dolgoznak, hajlamosabbak ugyanezt tenni. Ezzel szemben, ha összehangolt erőfeszítéseket tesz az őszinte és etikus üzleti kapcsolatokban, az alkalmazottak megértik, hogy ugyanaz a viselkedés várható el tőlük is.

Készítsen olyan magatartási kódexet, amely felvázolja azt a magatartási típust, amelyet elvár minden vállalkozásától. Ezenkívül egyértelművé tegye, hogy az ajtó mindig nyitva áll azoknak az alkalmazottaknak, akik meg akarják osztani az üzleti műveletekkel kapcsolatos aggodalmaikat. A Hitelesített Csalás Vizsgálók Szövetsége megállapította, hogy a legtöbb vezetõ a foglalkozási csalásokról a lemondás után tud meg több információt, ezért fontolja meg egy anonim forródrót létrehozását a csalás gyanújairól..

3. Elkülönített feladatok

A csalások megelőzésének egyik legjobb belső ellenőrzése a feladatok szétválasztása. Más szavakkal: egy embernek nem szabad felelnie olyan sok feladatért, hogy a csalások a tulajdonosok tudta nélkül elkövethetők és elfedhetők legyenek. A csalás lehetőségeinek kiküszöbölése érdekében senkinek nem szabad őrizetbe vennie vagyontárgyakat (például készpénzt és értékes termékeket), nem képesek arra, hogy rögzítsék vagy megváltoztassák az ezen eszközökkel kapcsolatos számviteli információkat, valamint hogy jogosultak legyenek engedélyezni az eszközökkel kapcsolatos tranzakciókat..

A feladatok szétválasztása bonyolult egy kisvállalkozásban, mivel egyszerűen nincs elegendő ember között, akikkel megoszthatják a feladatokat. Mégis vannak lépések, amelyeket megtehet a fő funkciók felosztására csak két vagy három alkalmazottal.

Tegyük fel például, hogy te és az irodavezető vagytok a vállalkozás egyetlen két alkalmazottja. Miközben irodavezetője hozzáférhet a nem kihelyezett pénzeszközökhöz, a bankszámlakivonat összeegyeztetése, a számlák és a banki betétek létrehozása érdekében Önnek kell lennie, aki felülvizsgálja a bankszámlakivonatot, megnyitja az e-mailt, felülvizsgálja a tranzakciókat és jóváhagyja a hitelkártyákat.

Ha harmadik alkalmazottja van - mondjuk irodai asszisztens -, kérje meg, hogy az alkalmazott összeegyeztesse a bankszámlakivonatot, nyissa meg az e-mailt és készítsen elő bankbetéteket. Ez bizonyos felelősséget vállal a lemezről, és megnehezíti az irodavezetőt az ellopott kifizetések elrejtése.

Záró szó

A belső ellenőrzés végrehajtása kritikus része a vállalkozás védelmének. A gyakorlatban azonban nehéz lehet.

Az alkalmazottak és a vállalkozók nem értik, miért változnak a feladatkörük. Tájékoztassa munkatársait arról, hogy a vezérlés be van-e állítva, hogy megvédjék őket, mint munkavállalókat, és az üzletet. Vegyen részt az üzleti biztonság javításának folyamatában, és kérje rendszeresen az ő hozzájárulásukat. Mivel a mindennapi munkát végző személyek betekintést kaphatnak bizonyos folyamatokba, amelyek elősegíthetik az ellenőrzés javítását. Azt is tudatja Önnel, hogy mely vezérlők működnek jól, és melyek nem.

Van valaha olyan vállalkozás tulajdonosa vagy dolgozott, ahol valaki csalást követett el? Hogy történt?