8 módszer a munkavállalói termelékenység növelésére kisvállalkozásában

De mi van a csapatoddal? Az óriásvállalatokkal ellentétben nincs hatalmas bérszámfejtési költségvetése, tehát a csapatod minden percét a lehető leghatékonyabban kell felhasználni..

Az Egyesült Államok munkavállalói azonban termelékenységi problémákkal küzdenek. Több időt töltenek a munkahelyen, mint a legtöbb más iparosodott országban, de ez a kiegészítő idő nem jelenti azt, hogy többet csinálunk. Valójában a termelékenység általában a nagy recesszió óta csökkenő tendenciát mutat.

A termelékenység növelésének egyik legjobb módja az alkalmazottak elkötelezettségének fokozása, mivel a termelékenység és az elkötelezettség együtt járnak. Ugyanakkor számos más költséghatékony stratégia is felhasználható, hogy többet szerezzen a csapatából.

A munka és a magánélet egyensúlyának fontossága

Mielőtt elkezdené a csapat termelékenységének fokozására irányuló terveket, fontos megérteni magát a termelékenység mögött álló pszichológiát. Pontosan mi az, ami egyes munkavállalókat termelékenyebbekké tesz, mint mások?

A válasz meglehetősen egyszerű. A Warwicki Egyetemen végzett kutatás azt találta, hogy ha a dolgozók boldogok, akkor 12% -kal termelékenyebbek. A boldogság és a pozitív munka-magánélet egyensúly gyakran elkötelezett, elkötelezett és legfontosabb munkavállalókat jelent, termelő.

Ha ez kicsit túl egyszerűnek tűnik, nézzük meg a dán munkaerőpiacot. A Világértékek felmérése szerint a dánok a legboldogabbok a világon, ide értve a munkában töltött időt is. A dán külügyminisztérium kijelenti, hogy ők a második legtermékenyebb ország az Európai Unióban.

Az OECD jobb életév-indexe Dánia és Hollandia listájának tetején van a legjobb munka- és magánélet közötti egyensúlyt mutató országok között. Mint gondolnád, az Egyesült Államok szinte alul van.

Ebből ésszerűen levonhatjuk azt a következtetést, hogy minél jobban dolgozik a csapat egészségének, boldogságának és a munka és a magánélet egyensúlyának javításán, annál jobban visszatérnek a kedveződés nagyobb termelékenységgel. Ez viszont magasabb nyereséget és jobb munkakörnyezetet jelent mindenkinek.

Hogyan lehet növelni a csapat termelékenységét

Nem igényel hatalmas bérszámfejtési költségvetést az emberek munkájának javításához. Sok mindent megtehetsz kisvállalkozásként, hogy jobbá tegye a dolgokat csapatának.

1. Állítson be ésszerű munkaidőt

Úgy tűnhet, hogy nem eredményes, de a csapat működését megköveteli Kevésbé inspirálhatja őket a termelésre több.

A Fast Company szerint Dániában a munkavállalók általában csak heti 33 órát dolgoznak. És évente legalább öt-hat hetes szabadságot kapnak (akár egy éves szülési szabadsággal együtt, amikor erre szükségük van).

Az Egyesült Államokban a hosszú órákat gyakran az elkötelezettség jeleként tekintik. Ez azonban „prezentációt” eredményezhet, amely akkor következik be, amikor a munkavállalók munkahelyen vannak, de nem működnek teljes kapacitással betegség, alvásmentesség vagy más egészségügyi tényezők miatt. A Harvard Business Review kijelenti, hogy a prezentáció az egyéni termelékenységet egyharmadával csökkenti. A hosszú órák tovább csökkenthetik a termelékenységet a stressz, az elvonulás és a ferde munka-magánélet egyensúlya miatt.

Ennek leküzdése érdekében tegyen meg mindent, hogy csökkentse csapata óráját. Hagyja, hogy az emberek hazamenjenek haza péntek délutánokon, vagy biztosítsák számukra a rugalmasságot, hogy később hétfő reggelenként bejöjjenek. Ez nem csak segít csökkenteni a vállalkozás munkaerőköltségeit, de valószínűleg azt fogja tapasztalni, hogy csapata keményebben fog dolgozni cserébe.

2. Legyen rugalmas az ütemezésnél

Az órák csökkentése az egyik stratégia a termelékenység fokozására; a rugalmasság e munkaidővel szorosan összefügg.

Mindenki igényei eltérőek lesznek, ezért beszéljen az emberekkel, hogy megtudja hol nagyobb rugalmasságra van szükségük a munkahétük során. Előfordulhat például, hogy van egy olyan személy, aki szeretne hosszabb ebédszünetet keddenként, hogy részt vegyen egy jógaórában, míg valaki másként szeretne szerdánként korán elmenni, hogy gyermeket vegyen fel a napközi.

Vállalkozásától függően előfordulhat, hogy nem képes mindenki igényeit kielégíteni. Ha azonban megtudja, kinek van szüksége, és mindent megtesz annak érdekében, hogy nagyobb rugalmasságot biztosítson a csapata számára, megmutathatja, hogy törődsz a boldogságukkal és a jólétükkel. Ez viszont fellendítheti az elkötelezettséget és nagyobb termelékenységet eredményezhet.

3. Adjon több önállóságot a csapatának

Minden társadalom eltérő kulturális normákkal és értékekkel rendelkezik. És ezek a normák és értékek közvetlenül befolyásolják viselkedésünket. Az 1970-es évek elején Geert Hofstede pszichológus kidolgozta egy keretet ezeknek a társadalmi normáknak a mérésére Hofstede kulturális dimenzióinak felhasználásával..

Hofstede kulturális dimenziói hat kultúrát mérnek minden kultúrán belül. Ezek tartalmazzák:

• Teljesítménytávolság-index
• Individualizmus vs. kollektivizmus
• Bizonytalanságkerülés
• Férfiasság vs nőiesség
• Hosszú távú orientáció vs. rövid távú orientáció
• Kényeztetés vs korlátozás

Ha megérti a kultúra egyedi dimenzióit és azt, hogy azok kollektív értékei miként különböznek a sajátjától, jobb kommunikátor és jobb menedzserré válhatsz.

Szóval, mi köze ennek a kis vállalkozás termelékenységének fokozásához? Nos, elég egy kicsit, különösen az autonómia vonatkozásában.

Az autonómia vagy annak hiánya közvetlenül kapcsolódik a teljesítménytávolsági indexhez. A hatalmi távolság az az elvárás és meggyőződés, hogy a hatalom egyenlőtlenül oszlik meg. Tehát azokban az országokban, ahol magas a távolság index, egy szervezet kevésbé erős tagjai hisznek az egyenlőtlenségben. Menedzserük elmondja nekik, mit kell tenni, és kérdés nélkül csinálják. Azokban az országokban, ahol az alacsony teljesítménytávolsági index alacsony, a csapat tagjai úgy gondolják, hogy egyenlő alapon állnak a főnökökkel. A kapcsolat inkább az együttműködésről szól, kevésbé a „főnökről és alkalmazottról”.

Nem meglepő, hogy az Egyesült Államokban magas a távolság-index; 40-es rangsorban vagyunk. Dániában van a legalacsonyabb teljesítménytávolság-index a világon; a 18-as rangsorban vannak.

A dánok részben gazdag és felhatalmazott munkahellyel rendelkeznek, mivel nagy autonómiával rendelkeznek. És rengeteg kutatás alátámasztja azt, amit a dánok évek óta ismertek: Több autonómia = nagyobb boldogság = nagyobb termelékenység.

Az European Journal of Work and Organizational Psychology közzétett tanulmány megállapította, hogy a nagyobb önállósággal és támogatással rendelkező munkavállalók magasabb elégedettséggel és motivációval rendelkeznek. Egy másik tanulmány, amelyet a Nordic Journal of Working Life Studies közzétett, megállapította, hogy a decentralizált döntéshozatal (más néven autonómia) nagyobb termelékenységet eredményez a finn munkavállalók számára.

Mindez ugyanazon következtetésre mutat: a minél nagyobb irányítást ad át a csapat tagjai számára, annál boldogabb és eredményesebb lesz.

Fontos tisztázni, hogy a csapat nagyobb önállóságának megadása nem azt jelenti, hogy hagyjuk számukra, amit akarnak, amikor akarnak. Minden alkalmazottnak szüksége van határokra. Ahelyett, hogy elmondaná az embereknek, mit kell tennie, mondja el nekik, mit szeretne látni, majd hagyja, hogy nekik döntsenek. A választás szabadsága hogyan munkájuk elvégzése az autonómia nélkülözhetetlen eleme.

Adja meg hatalmának az embereit, hogy lehetőség szerint saját döntéseiket meghozzák. És mutasd meg, hogy bízol benne, hogy elvégzik munkájukat. Lehet, hogy meglepte, hogy még sok mindent el lehet végezni, amikor átadja a gyeplőt.

4. Próbálja meg korlátozni a megszakításokat

A Washington Post szerint egy tipikus munkavállalót három percenként megszakítják, vagy váltakoznak. És 20 percig vagy ennél tovább tarthat, hogy visszatérjen oda, ahonnan elhagyták.

A megszakítások óriási veszteséget okoznak a termelékenység szempontjából, és megfoszthatnak bennünket a legjobb ötleteinkből és erőfeszítéseinkből. Bár gyakran arra kényszerítjük magunkat, hogy gyorsabban dolgozzon az elveszített idő pótlására, a megnövekedett sebesség áron jár.

A Humboldti Egyetem kutatói úgy találták, hogy a folyamatosan megszakított munkavállalók kompenzálják ezt az elveszített időt azzal, hogy gyorsabban dolgoznak feladataik teljesítéséhez. Noha ez nem meglepő (elvégre mindannyian csináljuk), ez a megnövekedett sebesség nagyobb stresszt, időigényt és frusztrációt okoz. Ezek a tényezők korlátozhatják a jövőbeli feladatok termelékenységét.

A Washington Post interjút készített Edward G. Brown hatékonysági szakértővel, aki azt javasolja, hogy hozzanak létre egy Time Lock megállapodást a csapat tagjai között. Az Időzár egy megállapodott „csendes idő”, amikor mindenki egyszerűen csak munkájára koncentrálhat. Időzárral a munkavállalóknak írásban megállapodniuk kell abban, hogy vészhelyzet esetén nem szakítják meg kollégáikat.

Brown kijelenti, hogy az egyik ügyfél konzervatív módon becsülte, hogy a személyes termelékenység 40% -ról 60% -ra nőtt, amikor elkezdték a Time Lock technikát.

Lehet, hogy vállalkozása nem tudja használni ezt a technikát. Beszéljen az emberekkel arról, hogy milyen típusú megszakításokkal állnak szemben napi vagy heti rendszerességgel. Tudja meg, melyek a megszakítások a leginkább károsak a termelékenységükre, és tegyen meg minden tőle telhetőt, hogy csökkentse vagy megszüntesse azokat.

5. Béreljen támogató embereket

Kezdjük egy kitalált forgatókönyvvel. A vállalkozásodban két menedzsered van. Az első menedzsered, Bill, sólyom szemével figyeli a csapat mindenkiét. Ha egy ügyfél panaszkodik, azonnal feltételezi, hogy a csapata hibája, és gyorsan értesíti mindenkit, hogy nem elégedett a teljesítményükkel. Csapata feszültség, bizalmatlanság és félelem környezetében működik.

Sarah, a második menedzsered, a teljes ellentét. Csapatát úgy kezeli, mint a család. Gyorsan meghallgatja a fülét valakinek, és ő az első, aki új ötletet vagy kezdeményezést támogat. Mindig hallgatja a történet mindkét oldalát, és amikor valamelyik csapatának szüksége van rá, megkapja a hátát. A Sarah légköre támogató, barátságos és nyugodt.

Ha alkalmazott lennél, melyik vezetőnél dolgozna a legnehezebben?

Csapatának támogatásra van szüksége a munka során, és az első támogatási sor a menedzserétől származik, függetlenül attól, hogy te vagy valaki, akit felvettél. Ha növelni szeretné csapata termelékenységét, alaposan meg kell vizsgálnia a menedzsereit (vagy a saját irányítási stílusát).

A legjobb vezetők nyitott ajtó politikát tartanak fenn. Ez azt jelenti, hogy az ajtó mindig nyitva áll ahhoz, hogy a csapat tagjai bejöhessenek és hangot adhassanak aggodalmaiknak, kérdéseket tegyen fel vagy megbeszéljék a problémákat. Ha a csapat tagjai nem érzik magukat kényelmesen a menedzserrel való kommunikációban, vagy félnek attól, hogy durván ítélik meg őket azzal, hogy kiderítik, hogy nem tudnak mit csinálni, a termelékenység szenvedni fog.

Ezután ellenőrizze, hogy a csapata tudja-e számítani a támogatásra. Mutassa meg ezt az elkötelezettséget nap mint nap, és ne szabaduljon el attól, ha időbe telik, hogy megszerezzék bizalmukat (különösen, ha a munkakörnyezet mérgező volt). Idővel az emberek látni fogják, hogy megvan a hátad. És elkötelezettségük (és a termelékenység) javulni fog.

6. Tiszteld a határaikat

Mindig lesz egy új telefonhívás a visszatéréshez, és egy másik e-mail válaszolni. A 21. századi munka élet „digitális kúszása” mindenkit érint, mind a főnököt, mind az alkalmazottakat. Az a várakozás, hogy a csapat tagjai 10:00 óráig válaszolnak az e-mailekre, vagy a szabadnapjaikon teljes munkát végeznek, nem csak ésszerűtlen, hanem egészségtelen is..

Ha növelni szeretné a termelékenységet, fontos felismerni, hogy alkalmazottai a munkán kívül élnek. Ez ebédszünetekre is vonatkozik. Az Academy of Management Journal közzétett tanulmány szerint a termelékenység csökkent (és a fáradtság növekedett), amikor a munkavállalók kihagyták az ebédet.

Nehéz lehet a munkavállalóknak elengedni a munkát, különösen az Egyesült Államokban (ahol ismét a hosszú órákat gyakran nagyobb elkötelezettségnek tekintik). Tehát tudatja az embereivel, hogy az életét a munkán kívül értékeli. Kérdezze meg őket a családjukról és a hobbijaikról, és ösztönözze őket arra, hogy ütemezze az időt ezekre a tevékenységekre és kötelezettségvállalásokra, ugyanúgy, mint a találkozók és projektek során.

Például is vezetned kell. Időt fektessen a saját családjába, hobbijába vagy spirituális tevékenységeibe, és beszéljen az Ön érdekeiről a csapatával. Amikor csak lehetséges, kerülje az e-mailek küldését az embereknek, amikor nem dolgoznak.

Végül győződjön meg arról, hogy a csapata mindenki megfelelõ ebédszünetet tart; ez azt jelenti, hogy távoznak az íróasztaluktól, ideális esetben azon kívül, ahol napsütés és friss levegő szerezhető. Ha lehetséges, hozzon létre egy tiszta és hívogató helyet étkezéshez, beltéri és kültéri egyaránt.

7. Figyelemmel kíséri a stressz szinteket

Azt gondolhatja, hogy a nagyobb stressz csökkent termelékenységet eredményez. Ez igaz, de csak egy bizonyos ponton. Van egy varázslatos fennsík, amikor a stressz valójában növekedés termelékenység.

A Yerkes-Dodson törvény, amelyet Robert Yerkes és John Dillingham Dodson pszichológusok fejlesztettek ki 1908-ban, azt diktálja, hogy a teljesítmény és a termelékenység növekszik, amikor az izgalom (stressz) szintje növekszik. Ha azonban a stresszszint túl magasra válik, a termelékenység zuhanni kezd.

Például, milyen gyakran találta meg magát egy kihívást jelentő határidőn, amelyben nem volt biztos abban, hogy találkozni tud? Lepényesült, vagy a legjobb munkádat készítette? Ha a feladat nem volt túl nagy kihívás, akkor valószínűleg csodálatosan felkeltette az alkalmat. Ez a Yerkes-Dodson törvény működésében. Ha a stressz és a bonyolultság a megfelelő szinten van, akkor a teljesítmény gyorsan növekszik.

Most a trükkös rész tudni, hogy mennyi stressz vezet az optimális teljesítményhez. Az új vagy nehéz feladatok kevésbé szükségesek az optimális teljesítmény eléréséhez, míg a jól ismert vagy könnyű feladatok magasabb szintű stresszt igényelnek a motiváció és a termelékenység növelése érdekében..

Ezért fontos megvizsgálni, hogy mit csinálnak az alkalmazottaik, és elemezni, hogy a különféle feladatokhoz milyen sok stressz kapcsolódhat. Ezután lépéseket hozhat az izgalom szintjének növelésére vagy csökkentésére a termelékenység fokozása érdekében.

Íme egy példa: Képzelje el, hogy megkérte Pam-t, az egyik alkalmazottat, hogy írja meg a havi ügyfélhírlevelet. Ezt már többször megtette, és bár jól ír, általában néhány napig tart, amíg a feladatot elvégzi. Számára ez egy közismert feladat, alacsony izgalommal, így talán egy kicsit meghúzza a lábát.

Javíthatja a termelékenységét azáltal, hogy a feladatot nagyobb kihívást jelent; például felkérheti őt, hogy kérdezzen meg egy ügyfelet a havi hírleveléről, vagy adjon neki rövidebb határidőt.

A spektrum másik végén Daniel. Éppen most tette őt felelőssé vállalkozásainak heti pénzügyi jelentéseinek elkészítéséért. Még mindig tanulja a folyamatot, és minden héten több hibát követ el. Nem segít abban, hogy a jelentéseket legkésőbb péntek délután készítsék el. Egyéb kötelezettségeivel szinte lehetetlennek tartja ezt a határidőt betartani.

Ez egy példa egy új és nehéz feladatra, amely szintén nagy izgalommal jár (rövid határidőktől és a feladat összetettségétől függően). Ebben az esetben mindent megtesz, hogy megszabadítsa Danielt egyéb stresszszükségletének felelõsségétõl, hogy ezáltal több idõt és energiát fordítson a pénzügyi jelentések elkészítésére..

Fontos, hogy a feladatok és a stressz szint elemzésekor az egyensúlyra összpontosítson. Ha túlságosan növeli az izgalmat a rossz feladatoknál, akkor a termelékenység csökken.

8. Használja az időgazdálkodási stratégiákat

Egy másik stratégia, amellyel növelheti a termelékenységet, az, hogy megtanítsa a csapatának hatékony időgazdálkodási stratégiákat. Az egyik népszerű stratégia a Pomodoro technika, amelyet Francesco Cirillo fejlesztett ki az 1980-as évek végén.

A technika üdítően egyszerű. Időzítővel egy meghatározott ideig, általában 25 percig dolgozhat. Ezután tart egy rövid szünetet, általában 3-5 percet. Ezeket a szüneteket hívják Pomodoros, Olaszul: „paradicsom”, a paradicsom alakú időzítővel nevezték el, amelyet Cirillo diákjaként használt.

Négy pomodor után hosszabb szünetet tart, általában 15-30 percet.

A stratégia több okból működik. Először: az időzítő ketyegése segít koncentrálni a feladatot. Szó szerint hallhatja az idő ketyegését, ami hihetetlenül motiváló lehet. Az időzítő arra is emlékezteti, hogy tegyen rövid szünetet. A kutatások újra és újra megmutatták, hogy a gyakori szünetek valóban növelik a termelékenységet.

Az Ergonomics folyóiratban közzétett tanulmány megállapította, hogy a gyakori, rövid szünetek, különösen ha nyújtás kíséri, magasabb termelékenységet eredményeznek, mint kevesebb, hosszabb szünet. Egy másik, a Work & Stress folyóiratban közzétett tanulmány megállapította, hogy a gyakori pihenőidő volt a leghatékonyabb módszer a munkavállalók teljesítményének fenntartására.

Fontos a hatékony időgazdálkodás és a gyakori szünetek. De az is fontos, hogy mit csinálsz a szünettel. Az MIT-vel foglalkozó kutatók megállapították, hogy amikor az alkalmazottak szünetet tartanak társadalmi csoportjuk kollégáival, nőtt a termelékenység, valamint maga a társadalmi csoport ereje. Tehát tovább javíthatja a teljesítményt azáltal, hogy ütemezi a munkavállalók szünetet olyan kollégák szünetei között, akikkel barátai vannak.

A teljesítmény akkor is növekszik, ha a dolgozók napsütés és friss levegő után érkeznek, ezért ösztönözze a csapat tagjait, hogy szünetükön gyorsan tegyenek sétát. Ez egy másik terület, ahol a legjobban példamutatással vezethet. Vegyen gyakran szünetet, és igyekezzen erőfeszítéseket tenni arra, hogy kint maradjon egy testmozgáshoz.

Záró szó

Általában a kisvállalkozások tulajdonosainak soha nincs elég idejük vagy pénze ahhoz, hogy mindent megtegyenek. A termelékenység fokozása azonban nem igényel nagy beruházást. Az idő nagy részében a tulajdonosok és a vezetők egyaránt nagyobb figyelmet igényelnek.

Ha vállalkozás tulajdonosa, mit teszel, hogy ösztönözze a csapat nagyobb termelékenységét? Ha egy nagyobb szervezetnél dolgozik, akkor mit tesz az Ön vállalata a termelékenység növelése érdekében??