5 problémamegoldó lépés - folyamat és stratégia a sikerhez

A problémamegoldó képességek természetesen egyénenként jelentősen eltérnek - egyesek kiválóan képesek átfogó dilemmák megoldására, mások jobban képesek meghozni az alapvető napi döntéseket. A Michigan-i Egyetem Tanulási és Tanítási Kutatóközpontjának kutatói úgy vélik, hogy a problémák megoldásának nehézségei a következő két kérdésből származnak:

Pontatlanság az olvasásban. A probléma helytelen értelmezése abból származhat, hogy észleljük, anélkül, hogy a jelentésére összpontosítanánk. Ennek oka lehet az ismeretlen szavak elolvasása, a fontos tények figyelmen kívül hagyása és az idő előtti kezelése. Egyszerűen fogalmazva, sok embernek először nehézségekbe ütközik a probléma pontos meghatározása, következésképpen nem megfelelő vagy helytelen megoldásokat dolgoz ki.
A gondolkodás pontatlansága. Az ősök görögök a logika megfelelő indokolásának képességét nevezték el. Manapság ezt a képességet néha „pragmatizmusnak” nevezzük - a gondolkodás rendszerét a jelentés, az igazság vagy az érték meghatározására. A rossz döntések az egyértelműség hiányából fakadnak, ezért a problémamegoldási folyamat során figyelembe veszik a irreleváns információkat. Időnként olyan megoldásokat keresünk, amelyek nem felelnek meg a kitűzött céloknak, vagy nem bontjuk összetett problémákat érthető részekre, amikor az időkorlátozás kora döntésekre késztet bennünket..

Mindannyian minden nap döntéseket hozunk, amelyek befolyásolják boldogságunkat, karrierünket és az élettel való elégedettségünket. A bizonyított problémamegoldó készségek megtanulásával és gyakorlásával - és a szükséges lépések megtételével - növelheti önértékelését, csökkentheti az interperszonális konfliktusokat és csökkentheti az általános stresszt.

1. Definiáljon egy problémát

A lehetséges megoldások kidolgozása előtt elengedhetetlen a probléma teljes megértése. Néhány probléma egyszerűnek tűnik - annak eldöntése, mit kell enni reggelire, mit kell viselni dolgozni, akár tömegközlekedést, akár vezetést -, és megoldásuknak ritkán van valódi hatása az életünkre. Más problémák hihetetlenül összetettek és hosszú távú következményekkel járnak: karrierválasztás, akit úgy döntünk, hogy feleségül vesszük, vagy ha felsőfokú végzettséggel járunk..

A problémákat tovább bonyolítja az érzelmek és az, hogy fájdalmasnak vagy kellemesnek tartjuk-e egy megoldás végrehajtását. Az a tény, hogy sok döntésünknek a távoli következményekkel jár, késleltetést és további bonyolultságot eredményez.

A probléma gondolkodásának vagy meghatározásának módja elveszített lehetőségeket, nem megfelelő vagy tartós megoldásokat, felesleges költségeket, pazarolt időt, valamint folyamatos frusztrációt és stresszt eredményezhet. Ennek egyik példája az, amikor egyszerűsítjük a problémákat azáltal, hogy egyetlen, akár rövid, akár rövid távú megoldásokat keresünk, miközben figyelmen kívül hagyjuk a hosszú távú következményeket..

Például egy vacsorát kiszolgáló, rohanó szülő futhat az üzletbe az éjszakai étkezés céljából, és hetente többször megismételheti ezt a viselkedést. Rövid távú megoldás keresésekor (vásároljon ma este vacsorát), és elhanyagolja a hosszabb távú megoldást (előre készüljön egy nagy, jól megtervezett élelmiszerbolt), időt, energiát és energiát pazarol, és ismételt frusztrációval foglalkozik..

Általában számos olyan döntés és intézkedés létezik, amelyeket megtehetünk egy probléma megoldása érdekében, amelyek mindegyikének különféle rövid és hosszú távú hatásai vannak, amelyeket figyelembe kell venni. A probléma meghatározásának további részletezésével történő kibővítése serkenti a kritikus gondolkodást és több, gyakran innovatív megoldást eredményezhet. A jobb problémamegoldók tudják, hogy több kérdés feltevése a megoldás megkísérlése elõtt általában jobb eredményeket hoz.

A pontos leírás fontossága

Charles Kettering, a General Motors kutatási részlegének vezetője, 1920 és 1947 között, azt állította: "A jól megfogalmazott probléma félig megoldott probléma." A Harvard Business Review 2012. évi cikke egyetértett azzal, hogy: „A jól meghatározott problémák áttörő megoldásokhoz vezetnek.” A szerzők úgy vélték, hogy a vállalatok és az egyének többsége nem eléggé szigorú meghatározni a megoldandó problémákat, és megfogalmazza, hogy miért fontos a megoldás.

Például az alaszkai partvidék megtisztítása az 1989-es Exxon Valdez olajszennyezést követően rendkívül sokba került a vártnál, és több mint húsz évre telt teljessé, elsősorban azért, mert nem vesszük figyelembe, hogy az szubarkták vizeiben olaj sziruposá válik. Az alacsony viszkozitású folyadék rendkívül megnehezítette a szárazföldi gyűjtőállomásokra történő pumpálást.

Miután a problémát az „olajtisztítástól” az „anyag viszkozitásra” is kiterjesztették, a cementiparban dolgozó vegyész javasolt egy megoldást, amely rezgésmentesen tartja az uszályok fagyasztott olaját a szivattyúzás közben. Ennek következtében a takarítást felgyorsították millió dolláros potenciális megtakarítással.

A Kipling módszer használata a problémák meghatározásához

Bármely probléma megoldásának első lépése egy világos, tömör kijelentés - amit az ügyvédek „problémamegjegyzésnek” hívnak. A Kipling-módszer, amelyet Rudyard Kipling „Just So Stories” című könyve 1902-es versének nevez el, az egyik legnépszerűbb rendszer a probléma meghatározására. Az újságírók, amelyeket néha „Öt és egy H” rendszernek neveznek, gyakran használják a helyzet tényeinek közlésére.

A vers kiemeli a probléma megfelelő leképezéséhez szükséges hat elemet:

Mit a probléma?
Miért fontosnak tartja a probléma megoldását?
Amikor felmerült a probléma? Mikor kell megoldani??
Hogyan történt a probléma??
Hol a felmerülő probléma?
Ki befolyásolja-e a probléma??

A problémamegjegyzésnek a lehető legtisztábbnak és teljesnek kell lennie. Például, ha egy hiányzó hallgató mérlegeli a főiskolán való részvételt, azt a következtetést vonhatja le, hogy „nem tudok elmenni egyetemre az elkövetkező félévben”. Ez a döntés az alapok hiányával kapcsolatos hibás problémameghatározást tükrözi, nem pedig a részvételt lehetővé tevő megoldások kidolgozására szolgáló keretet.

Egy jobb problémamegjegyzés lehet: „Nincsenek pénzem az elkövetkező félévi tandíjak és díjak (az) fizetésére az UCLA-nál (hol) szeptember 1-jéig (mikor). Elbocsátottak a nyári munkámtól, és nem tudok annyit megtakarítani, ahogy reméltem (hogyan). Ennek eredményeként diplomám és karrierem kezdete legalább hat hónappal késik (miért). ” A kibővített problémamegoldás más megoldásokhoz vezethet, mint például ösztöndíjak keresése, pénzeszközök kölcsönzése, egy másik főiskolán való részvétel alacsonyabb tandíjért, részmunkaidőben az iskola látogatása közben, az egyéb megtakarítási kiadások csökkentése vagy az összes kombinációja.

2. Alternatív megoldások kidolgozása

A sikeres problémamegoldás közös akadálya a korábbi tapasztalatokra támaszkodásunk, különösen azok, amelyek hasonlóak a jelenlegi helyzetünkhöz. G. Stanley Hall pszichológus szerint az emberek nagyrészt szokásos lények, és tevékenységeink és döntéseink gyakran automatikus reflexek, amelyek a személyes elfogultságunkon, sztereotípiákon és történelemünkön alapulnak..

Sok tudós úgy gondolja, hogy a szokás az evolúció természetes következménye, az agy hatalmas energiaigénye közötti kompromisszum - az agy az emberi testtömeg kevesebb, mint 2% -át teszi ki, de az energiafogyasztás akár 20% -át is felhasználhatja - és a túlélés . A láthatatlan oroszlán morzsolódása után kétségtelenül több őseink menthetők meg, mint várni, hogy megerősítsék jelenlétét.

Sajnos az a tendencia, hogy ugyanazt a tapasztalatot alkalmazzák minden problémára, rossz döntésekhez vezethet. Ahogy Abraham Maslow amerikai pszichológus mondta: "Ha csak kalapáccsal rendelkezik, akkor minden problémát körömnek tekint."

A matematikai vagy tényalapú kérdések kivételével néhány probléma rendelkezik egyetlen megoldással. A jobb problémamegoldók különféle stratégiákat alkalmaznak többféle megoldás kidolgozására, mielőtt döntés születnének. Mivel az optimális megoldást általában az alternatív eredmények összehasonlításával fedezik fel, a több választási lehetőség és azok eredményeinek elmélete előnyös.

Egy probléma többféle megoldásának kidolgozására szolgáló technikák

Ebben a szakaszban a cél az, hogy a lehető legtöbb lehetséges megoldást hozzon létre anélkül, hogy megvizsgálná, hogy reálisak, praktikusak vagy hatékonyak. A régi gondolkodási szokások felszámolására szolgáló hasznos technikák a következők:

analógiák. Vegye figyelembe a múltbeli hasonló problémákat, és azok megoldásait adaptálja a jelenlegi helyzethez. Például egy olyan szoftver, amely új szoftvertermék forgalmazására törekszik, fontolóra veheti a közös iparági marketing taktikát - hírességek támogatását, alacsony bevezetési árakat vagy nemzeti hirdetést - a termék bevezetésére..
Ötletelés. Ez a technika megköveteli, hogy kapcsolja ki a belső cenzort, és a lehető legtöbb megoldást találjon egy problémára, függetlenül attól, hogy milyen messze vannak. Kivételes megoldások, amelyeket gyakran „kreatív gondolkodásnak” vagy „a dobozból való gondolkodásnak” hívnak, az eredeti gondolatok ötvözésével, bővítésével és fejlesztésével járnak. Az IDEO, a Szilícium-völgyben egy díjnyertes tervező és fejlesztő cég, akinek olyan termékei vannak jóváírva, mint az eredeti Apple egér, a Tempur-Pedic matrac és a forradalmian új PillPack, nagymértékben támaszkodik új ötletek ötletgyűjtésén..
Oszd meg és uralkodj. Bontja fel a nagy, összetett problémát kisebb, megoldható problémákra. Például a NASA célja, hogy az embert a Holdra tegye az 1960-as években, egyszerűbb mérnöki problémák egyidejű megoldásával valósult meg, kezdve két vagy több rakéta egymás tetejére rakásától (többfokozatú) az űrhajósok kiválasztásáig és kiképzéséig..
Eszköz-vége elemzés. Keresse meg a kívánt eredményt, és lépjen vissza a cél eléréséhez szükséges kritikus lépéseken keresztül. Például az előléptetés megszerzése általában pozitív ajánlást igényel a felettestől. A felettesek azonban a jelölteket általában a korábbi sikeres feladatok alapján értékelik. A feladat elvégzésének lehetősége az alkalmazottak folyamatos jelenléti és munkavállalási szokásaitól függ, és így tovább, és így tovább, mindaddig, amíg meg nem érkezik az elemzés kiindulási pontjába.
Kiváltó okok elemzése. Ahelyett, hogy a problémára összpontosítana, összpontosítson a probléma okára. A korábbi olajszennyeződés példájában a probléma kezdetben a tisztítási erőfeszítés meghosszabbított idejével és költségeivel kapcsolatos gondolatnak számított. Ennek fő oka azonban az volt, hogy nehéz vastag olajat gyorsan tárolni a tárolóhelyekbe.
Próba-hiba. Ahol az idő nem számít és a változás meglehetősen egyszerűen végrehajtható, fontolgassa meg mindent, amíg el nem éri az optimális stratégiát. A hibáinkból tanultak gyakran értékesebbek, mint a sikereinkből megtanultak. Ahogy Thomas Edison mondta, amikor az elektromos izzó feltalálásáról beszélt: „Nem buktam le. Most találtam 10 000 olyan módszert, amely nem működött. "

A többféle megoldás kidolgozásához szükséges időnek arányosnak kell lennie a probléma mértékével és annak hatásával. Ugyanakkor ritkán érdemes megkísérelni a több választás érdekében megoldások kidolgozását, főleg hosszabb erőfeszítések után. Ha biztos abban, hogy kimerítette a lehetőségeket, ideje kiértékelni a lehetséges megoldásokat.

3. Válasszon egy optimális megoldást

A kritikus gondolkodás az információ fogalommeghatározásának, alkalmazásának, elemzésének, szintetizálásának és értékelésének a folyamata a hit és a cselekvés irányításához, a Kritikus gondolkodás alapja szerint. Ez egy eltanult folyamat, amelynek célja az elfogultság, torzítás, előítélet és következetlenség elkerülése, és elengedhetetlen a hatékony problémamegoldáshoz. Kritikus gondolkodásra van szükség a probléma lehetséges megoldásainak kiértékeléséhez és annak meghatározásához, hogy melyik a legvalószínűbb a legjobb eredmény elérésére.

Korábban szüntesse meg a nyilvánvaló hatástalan megoldásokat

A korábban kifejlesztett alternatív megoldások közül néhány, ha nem sok, nem praktikus vagy nem valósítható meg, mert túl drágák, túl sok időt vesznek igénybe, elérhetetlen forrásokra vagy bizonytalan eredményeket eredményeznek. Az ilyen nyilvánvalóan nem megfelelő döntések értékelése idő és energia pazarlás, és ezt lehetőleg kerülni kell.

Ezzel szemben a lehetséges megoldások előzetes áttekintése további betekintést nyújthat és vitathatatlanul a legjobb választáshoz vezethet, kiküszöböli a további elemzés szükségességét. Jeff Bezos, az Amazon.com alapítója azt állítja, hogy a hagyományos gondolkodáson túlmutató jelentős felfedezésekben vagy ugrásokban mindig van egy szerendipitikus elem - jó szerencse vagy szerencse -.

Készítsen egy értékelési döntési mátrixot

A legbonyolultabb problémák megoldása során ritkán létezik egyetlen olyan megoldás, amely megfelel az összes kritériumnak - a legjobbak megfelelnek a legfontosabb kritériumoknak, minimális negatív következményekkel vagy más tényezőkre gyakorolt hatással. A Mind Tools szerint a döntési mátrix kiváló eszköz az alternatív megoldások közötti különbségek vizuális megértésére, ha nincs világos vagy egyetlen választás. A potenciális választásokat az alapján lehet besorolni, hogy megfelelnek-e a legjobb választás kritériumainak.

Íme néhány tényező, amelyet figyelembe lehet venni a lehetséges megoldások elemzésekor:

Hatékonyság. A megoldás milyen mértékben oldja meg a problémát?
A praktikusság. A rendelkezésre álló erőforrások és képességek szempontjából reális a megoldás??
időszerűsége. Megfelel-e a megoldás a kritikus határidőknek vagy időkereteknek?
Költség. Mennyibe kerül a megoldás forrásokban és erőfeszítésekben??
Kockázat. Milyen következményekkel jár - jó és rossz??
Menedzselhetőség. Meg lehet mérni az eredményeket??

Minden tényezőt 0 és 10 közötti skálán kell súlyozni a végső megoldás fontossága szempontjából, 10-nél a legjobb, és 0-ban a legrosszabbnál. Például az egyik megoldás teljes mértékben megoldja a problémát („10” a hatékonyságra), míg a másik megoldja a probléma nagy részét („7”). Hasonlóképpen, egy megoldás költségeket vonhat maga után vagy egyáltalán nem (10), vagy nagy költségeket igényelhet (“0”)..

A mátrix létrehozásának utolsó lépése az egyes tényezők relatív fontosságának meghatározása a végső megoldásban százalékos arány alkalmazásával, tehát a teljes súlyozás egyenlő 100% -kal. Például a hatékonyság 50% -kal, míg az időszerűség 10% lehet. Ilyen esetekben a kitöltött döntési mátrix a következő ábrahoz hasonlóan nézhet ki:

Válassza ki a legjobb megoldást a rendelkezésre álló információk felhasználásával

Ha az intuitív szempontból nem tűnik a legjobbnak ítélt megoldásnak, akkor fontolja meg újra a kezdeti súlyozást és rangsorolást. Az érzékelt kellemetlenség azt jelzi, hogy néhány tényező fontosabb számodra, mint az eredetileg gondolták. Ebben az esetben sorolja újra és mérlegelje újra. Vegye figyelembe, hogy egy tényező alacsony pontszáma elegendő lehet annak megoldáshoz való elvetéséhez. Például, a magas költségek elegendőek lehetnek egy megoldás elfogadhatatlanná tételéhez.

4. Végrehajtja az optimális megoldást

Miután döntött a problémájának legjobb megoldásáról, ideje cselekedni. Felismerjük, hogy a végrehajtás nem megy zavartalanul, különösen, ha a megoldás mások együttműködésétől függ. Gyakorlatilag minden döntés megváltoztatja a status quo helyzetét, és amint Niccolo Machiavelli 1532-ben írta: „Semmi sem nehezebb a kézhezvételéhez, veszélyesebb a magatartáshoz, vagy bizonytalan a sikerében, mint a vezető bevezetése a bevezetésben. a dolgok új rendjéről. ” Az emberek hajlamosak ellenállni a változásoknak olyan elterjedtek, hogy a változáskezelési tanácsadók rendszeresen hat és hét számjegyű éves jövedelmet keresnek.

Noha fontos a kritikus problémák megoldásának a lehető leggyorsabb megvalósítása, ugyanakkor körültekintően fel kell ismerni az esetlegesen felmerülő akadályokat, és ki kell dolgozni egy megfelelő stratégiát az ellenállás leküzdésére. Az alábbiakban bemutatunk néhány általános akadályt az üzleti környezetben:

Túl gyorsan halad. Ahelyett, hogy közvetlenül ellenállnának, az emberek inkább késlekedést keresnek, ha további információt kérnek, más alternatívákat mérlegelnek, vagy forráshiányt nyújtanak be..
A végrehajtás túl hosszú. A megoldás túl kevés, túl késő.
megfizethetetlen. A költségek túl magasak, vagy csökkentenék más fontos beruházásokat.
rendelkezik kellő. Az emberek túl elfoglaltak vagy hiányzik a képzés a megoldás megvalósításához.
Az ügyfelek nem tetszik. Elveszíti a piaci részesedést a versenytársak számára, növekszik az ügyfelek panaszai, vagy szenvednek az ügyfélszolgálat.
A negatív következmények ismeretlenek. Mi lenne, ha a megoldás nem működik, vagy üzleti veszteséget okoz számunkra?
A megoldás nem fog működni. A probléma elemzése hibás, túl sietős volt, vagy nem vette figyelembe a szükséges elemeket.

Ne félj szembenézni mások, vagy önmaga ellenvetéseivel. Másokkal válaszoljon a kérdésekre ténylegesen, udvariasan és a lehető legtöbb információval. A hangsúlyt a probléma megoldására kell összpontosítani, nem az érintettek személyiségére.

Ha olyan legitim kifogás vagy megoldás merül fel, amelyet korábban nem tekintettek meg, készüljön fel a végrehajtás elhalasztására, amíg azt kivizsgálni nem lehet. Ha megvizsgálja döntését a beérkezett kifogások alapján, akkor alaposan vizsgálja meg, és jelentéseit jelentse vissza minden érintettnek. Ne büszkék a megoldás szerzőjére, hanem a legjobb megoldás meghatározásának folyamatában.

5. Bízzon az elemzésben

Ha szorgalmasan követte el a problémamegoldás eddiginél magasabb lépéseit, bízzon abban, hogy munkája befejeződött és a legjobb megoldáshoz jutott. Az ellenállás nagy része valószínűleg a félelem és az információhiány miatt, nem pedig a javasolt megoldással szembeni valódi kifogással szemben.

A folyamat kommunikációjával átalakíthatja a hangulatosokat és a kerítõket a gondolkodásmódjába. Legyen átlátható és nem védekező, felismerve, hogy félelmeik és kifogásaik természetesek, és valószínűleg a változással járó legtöbb helyzetben felmerülnek.

Ha egy csoport bevonódik a folyamatba az optimális megoldás elérése érdekében, akkor a rendelkezésre álló összes információ alapján azonosítsa azokat a legfontosabb szövetségeseket, akik segítenek másokat meggyőzni arról, hogy a megoldás megfelelő. Szponzorok vagy „bajnokok” birtoklása mások meggyőzéséhez mindig jó stratégia egy nehéz vagy ellentmondásos változás végrehajtásakor..

Eredmények ellenőrzése - a visszacsatolási kör

A legjobb erőfeszítéseid ellenére egyes megoldások nem a tervek szerint működnek. Ennek számos oka van: az összes tényező figyelmen kívül hagyása, a rendelkezésre álló információk hiánya, nem szándékos előítéletek vagy téves észlelések, vagy a problémát vagy a megoldást befolyásoló alapfeltételek megváltozása. Bizonytalan világban élünk, így ritkán van olyan válasz, amelyre mindenkor garantáljuk, hogy igaz vagy eredményes.

A nagyszerű termékek és vállalatok növekednek az integráció és az állandó innováció folyamatán keresztül. Az eredmények folyamatos nyomon követése, a várakozásokkal való összehasonlítás és az elvégzett tevékenységek későbbi kiigazítása révén a kívánt eredmény jobb elérése érdekében - más néven „visszacsatolási hurok” néven - biztosak lehetünk abban, hogy a megoldások érvényben maradnak és a kívánt eredményt hozják.

Wired szerint a visszacsatolási ciklusok megtanulják, hogy próba-hibaként vagy tanfolyamjavításnak hívjuk őket. Alaposan megvizsgálták és validálták őket a pszichológiában, az epidemiológiában, a katonai stratégiában, a környezeti tanulmányokban és a közgazdaságtanban, és általános eszközek az atlétikai edzési tervekben, a végrehajtó edzői stratégiákban és számos önfejlesztési programban. Elon Musk, a Tesla Motors feltalálója, vállalkozója és vezérigazgatója azt állítja, hogy fontos egy olyan visszacsatolási kör, ahol folyamatosan gondolkodik azon, amit tettél, és hogy jobban tudod csinálni..

Mivel az eredmények megjelennek a megvalósított megoldásból, fontos adatgyűjtés és annak meghatározása, hogy a következmények az eredetileg tervezetteknek megfelelnek-e. Ha váratlan negatív eredmény vagy eredmény nem felel meg a várt paramétereknek, a jobb problémamegoldók megismételik a problémamegoldó lépéseket, szükség szerint kiigazítva.

Sok esetben a kiigazítások kisebbek és gyorsan végrehajthatók. Bizonyos esetekben azonban új stratégiára vagy megoldásra van szükség, és ez azt jelenti, hogy a problémát megismételjük a végrehajtás során szerzett információkkal..

Záró szó

A problémamegoldás nem veleszületett képesség, hanem megszerzett készség. Ken Watanbe, a McKinsey korábbi tanácsadója és a „Problem Solving 101” szerzője azt tanítja, hogy a jó problémamegoldó készségek gyakorlása olyan gondolkodásmódot alakít ki, amely arra ösztönzi az embereket, hogy magukban hozzák ki a legjobbat, és pozitívan formálják a világot. A megfelelő készségek megtanulása és használata szokássá válhat, megkönnyítve a problémamegoldást, és felhatalmazva mindannyian életünk és világunk jobbá tételére.

Ne feledje, hogy mindenki olyan nagy és kicsi problémákkal néz szembe minden nap, amelyeket meg kell oldani. E lépések végrehajtása jobb döntéseket és boldogabb életet eredményezhet. Sok esetben nem a probléma okozza a legnagyobb stresszt, hanem a rossz megoldás következményei.