14 tipp a termelékenység növelésére és az otthon zavaró munkavégzés elkerülésére

Az elmúlt nyolc évben otthon dolgoztam. És bár határozottan jól éreztem magam, korán nagyon sok fájdalom jelentkezett. Egyszer bezártam magam a fürdőszobába, hogy folyamatos konferenciabeszélgetést folytatjak egy ügyféllel - nem egészen a professzionalizmus megtestesítője. Ha azonban időt vesz igénybe az otthoni munkára való felkészüléshez és a professzionalizmushoz és a termelékenységhez vezető légkör megteremtéséhez, akkor több mint lehetséges egy virágzó karrier felépítése..

Termelékenységi tippek otthoni munkavégzéshez

Nehéz feladat maradni egy olyan munkaterületen, amelybe beletartoznak a gyerekek, az azonnali hozzáférés a közösségi hálózatokhoz és a végtelen számú figyelmeztetés. Íme néhány tipp és trükk, amelyeket majdnem egy évtizedes otthoni munkavégzés után vettem fel.

1. Hozzon létre egy dedikált irodahelyet

Egy forgalmas háztartásban túl könnyű lehet hagyni, hogy a gyerekek házi feladatukat az asztalra rakják, vagy a számítógépen játszanak, de ez alig teremt professzionális légkört. Ha otthona elég nagy ahhoz, hogy elférjen egy egész szobát, amely kizárólag a munkára szól, akkor az egyik szerencsés ember. Ha nem, egyszerűen hozzon létre egy területet, ahol használhatja számítógépét, beszélgethet telefonon, és tárolhatja a fontos dokumentumokat.

De még akkor is, ha egyedül otthon vagy, a dedikált irodahelyiségnek van értelme - nem csak azért, hogy segítsen koncentrálni, hanem pénzt takarítson meg az adókon. Az otthoni iroda adókedvezményének igényléséhez mérje meg a dedikált irodaterületét és számolja ki otthonának az általa képviselt százalékos arányát (egy 200 négyzetlábú iroda egy 2000 négyzetlábú otthonban 10% lenne). Ezután levonhatja az otthoni költségeknek ezt a százalékát, mint például a közművek és a ház javításai.

Az otthoni iroda levonásához azonban az irodáját kizárólag és rendszeresen üzleti célra kell használnia. Ha csak véletlenszerűen használja, vagy megosztja az egész családjával, akkor ez már nem minősül. Ha további kérdései vannak, vegye fel a kapcsolatot a kisvállalkozói adókkal foglalkozó adószakértővel.

2. Fektessen be irodájába

Fontos, hogy otthoni munkaterületén legyen minden felszerelés, amelyet elvárhat egy profi irodában. Természetesen az, amit mindenki szükségesnek tart, ízlés és szakma szerint változik. Néhány elem, amelyet megfontolhat:

• Megbízható, dedikált számítógép
• Minőségi internet kapcsolat
• Vezetékes üzleti telefon vagy csak üzleti célú mobiltelefon
• Irattartó rendszer
• Általános irodaszerek (a legjobb ajánlatokat vásárolhatja az iskolába történő értékesítés során)
• Jó nyomtató
• Kényelmes otthoni irodai bútor, ideértve az irodai széket

Elavult számítógéppel történő munkához vagy a nyomtatóba történő futtatáshoz idő és termelékenység kerülhet költségekbe. És ha önálló vállalkozó, akkor az otthoni irodájához vásárolt tételeket levonhatja az adott év adóiból. Csak ügyeljen arra, hogy megőrizze bevételeit.

3. Készítsen napi tennivalók listáját

A prioritások meghatározása az irodában fontos, és végtelenül még inkább, ha otthonról dolgozik. Anélkül, hogy a főnök a válla felett vigyázna, vagy kollégái elrepülnének az ötletektől, rajtad múlik, hogy rendezze a teendők listáját. Segíthet a pályán maradni, és elkerülheti a túlterhelést.

Gyorsan jegyezze fel, hogy mit kell tennie egy adott munkanapon, majd számozza az egyes elemeket prioritási sorrendbe. Amikor a nap elkészült, azonnal vigyen át minden, amit nem tett, a következő nap listájába, hogy ne csússzon át a repedések..

Kipróbálhat néhány alkalmazást és eszközt is, hogy a pályán maradjon. Tetszik a Teuxdeux számára a listák létrehozása és rangsorolása, valamint az online jegyzetek felvétele. Ha inkább kezeli a teendők listáját az okostelefonján, akkor az emlékeztető a Tej működik a Siri-vel, lehetővé téve, hogy hangos listákat készítsen a gépelés helyett. Vagy próbálkozzon a Csináld holnap lehetőséggel, amely elérhető iOS-re és Android-ra. Ez elősegíti a teendők egy napra történő ütemezését, így semmi sem fordul el - még akkor is, ha ma nem tudsz hozzá jutni.

4. Vegyen részt a családjában

Ha otthon van gyereke, akkor mindenki együttműködésére van szüksége, ha a karrieredre vonatkozik. Hívja meg a családi találkozót, és magyarázza el gyermekeinek, hogy a munkaidő során összpontosítania kell - és kérje meg házastársát, hogy tartsa a gyerekeket szórakoztatásban és elfoglaltságban. Az otthoni munka a csapat erőfeszítésévé válik, amikor mindenkit arra kér, hogy tegyen meg mindent a termelékenység megőrzése érdekében.

Egy családom, akit ismerek, a „lámparendszert” használja. Az otthoni munkavégzés alatt álló szülő vörös, sárga vagy zöld kört helyez az irodaajtóra aznap folyó események alapján: A zöld azt jelenti, hogy bejön, a sárga azt jelenti, hogy először kérdezi, és a piros azt jelenti, hogy nem zavarja. Ez a termelékenység egyfajta játékgé teszi a gyerekek számára, nagyon vizuálisan és könnyen érthető módon.

De még ha nincsenek gyerekei, akkor közzé kell tennie a csendes munkakörnyezet iránti igényét a másik fontos szereplővel. Ha házastársa vagy élettársa hagyományosabb környezetben működik, az otthoni iroda gondolata alkalminak tűnhet, zajt és zavarokat okozva, amikor koncentrálni próbál. Állítsa be a munkaterület alapszabályait, mint például kopogás az irodába való belépés előtt, vagy bizonyos órák közötti csendes idő tiszteletben tartása.

5. Maradjon a feladaton

Távmunkálatok során elengedhetetlen az e-mail ellenőrzése, különösen, ha ez a kollégák kedvenc kommunikációs módja. Az e-mail fülre való folyamatos kattintás azonban akadályozhatja a saját projekteit és megzavarhatja a munkafolyamatot.

Ehelyett zárja be az e-mailjét, kapcsolja ki az összes telefonos értesítést, és csak a megadott időpontokban ellenőrizze az üzeneteit és a közösségi hálózatokat a nap folyamán. Még ha 30 percenként ellenőrizné is, továbbra is számolhat szilárd, megszakítás nélküli munkaidővel. A tiszta beérkező levelek mappájának megőrzése és a személyes üzenetek megkerülésének másik lehetősége egy külön e-mail cím létrehozása, amely csak a munkát szolgálja, és a levelek ennek megfelelő olvasása, rendezése és megválaszolása érdekében tett erőfeszítések..

Ha hajlandó ellenőrizni a kedvenc weboldalait, amikor munkát kellene végeznie, próbálkozzon a LeechBlock használatával, amely lehetővé teszi bizonyos időpontok közötti „tiltást” az időcsalogató webhelyek számára - beállíthatja az „engedélyezett” bejelentkezési időket is, például mint öt perc Facebook a 45 perc munka után. Jelenleg a LeechBlock csak a Firefox számára működik, de más böngészők hasonló kiterjesztésekkel rendelkeznek - WasteNoTime for Safari és StayFocusd a Chrome felhasználók számára.

6. Használjon dedikált böngészőt

Két különbözõ böngészõm van a számítógépemen: az egyik munkahelyi és egy alkalmi szörfözéshez. Az alkalmi szörföző böngésző tele van zavaró tényezőkkel, a nyitott lapoktól a könyvjelzőkig, az e-mail értesítésekig és az üzenetküldésig. Ha van szabad időm, szörföző böngészőmet használom, így gyorsan ellenőrizhetem kedvenc webhelyeimet, és kapcsolatba léphetek másokkal.

Másrészt a munkaböngészőm szinte teljesen üres. Csak a munkával kapcsolatos könyvjelzőket tartom fenn, és olyan alkalmazásokkal és bővítményekkel ruhálok fel, amelyek segítenek a termelékenység megőrzésében. Az eredmény az internet elérésének képessége anélkül, hogy érdekes videókat vagy közösségi hálózati csatornákat figyelmen kívül hagynák.

7. Szerveződjön meg

Ha otthoni munkavégzést végez, a munkája valóban stresszes lehet. Hirtelen harcol a ház és a munka között, és a szűk menetrend megzavarhatja a munkafolyamatot. Ez azt jelenti, hogy mindent meg kell tennie az otthoni iroda optimalizálása és megszervezése érdekében.

Ha megszervezi magát, mielőtt még mindig leül az asztalához, egész nap kevesebb stresszt és termelékenységet eredményezhet. Az egyik kedvenc alkalmazásom a szervezéshez az Evernote, az iOS, az Android és a Windows alkalmazás. Ez lehetővé teszi, hogy ötleteit, jegyzeteit, képeit és emlékeztetőit egy helyen tárolja, ami tökéletesen alkalmas arra az “eureka” pillanatra, amikor távol van az íróasztalától..

A tiszta iroda vezetése szintén elősegíti a dolgok tetején maradását. A laza papírok rendezésével és beiktatásával kevesebb időt fog költeni azok keresésére, amikor eljön az idő, amikor szüksége van rájuk. Az iratszekrény körülbelül 50 dollárba kerül, és ez több, mint megtakarított idő és megnövelt termelékenység. Ezenkívül sokkal kellemesebbé teszi a munkakörnyezetét.

8. Hozzon létre beállított órákat

Nem mindig könnyű egyértelműen megkülönböztetni otthoni életét a munka életétől, ha a számítógép csak néhány méterre található. A munka kiégésével a legjobb módszer az ütemterv létrehozása. Noha lehet, hogy órákon át teljesen figyelmen kívül hagyja munkáját - különösen, ha szabadúszóként dolgozik, és szigorú határidőkkel rendelkezik -, mindig prioritást élvezhet. Állítson be egy szabályt, hogy munkaidője 9-től 17-ig tart, és csak a sürgős e-mailekre válaszol azután.

Ha munkája megköveteli az órák nyomon követését, egy olyan alkalmazás, mint a Toggl, nagy segítség lehet. Ez feljegyzi a dolgozott időt, és lehetővé teszi, hogy frissítéseket és munkaidő-táblákat küldjön a felügyelőknek. De még akkor is, ha nem kell órákat kényeztetnie, ez növeli a termelékenységet azáltal, hogy tudatja Önnel, hogy mennyi időt töltött egy projekten és mennyi időt töltött az interneten szörfözéskor.

Ne felejtse el, hogy a munkaterv megtervezésekor szünetek és étkezés körül is terveznie kell. A józanság megőrzésének szerves részét képezik. A reggeli szünet, a déli étkezés és a délutáni szünet - még ha csak visszalépésre és a kedvenc weboldalak felkeresésére is szolgálhat - segíthet koncentrálni és elkerülheti az elkerülést, amikor munka közben kellene dolgoznia..

9. Egyél a konyhában

Az íróasztalánál történő étkezés úgy tűnik, mintha nem gondolnánk, amikor otthon dolgozunk, de azt tapasztalom, hogy ha harapnivalót tartok a számítógépnél, akkor hamarosan eltereljük az ennivalót. Mivel szinte lehetetlen számomra dolgozni, amíg az egyik kezek táplálékot ad a szájomnak, általában végül arra használom ürügyként, hogy abbahagyjam a munkát és ehelyett szörfözzek..

A legjobb fogadás az, ha otthoni irodáját élelmezésmentes zónává teszi. Tartson kéznél egy vizes palackot vagy egy csésze kávét a gyors kortyolgatáshoz, de hagyja a fő étkezést a konyhában vagy az étkezőben. Így kapsz egy jól megérdemelt szünetet, de amikor visszatért az íróasztalához, készen állsz arra, hogy dolgozzon.

10. Fektessen be a fejhallgatóba

Néhány évvel ezelőtt a férjem karácsonyra kapott nekem egy pár zajszűrő fejhallgatót. Amíg el nem kezdtem dolgozni, milyen átgondolt és felbecsülhetetlen ajándék volt.

Gondoljon minden olyan otthoni zajra, amely megzavarhatja a koncentrációt. A csengő telefon, a hangos TV, a játszó gyerekek, az ajtó csengő és még a rendszeres beszélgetések miatt elveszítheti gondolatmenetét vagy csalódást okozhat. És mivel nem lehetséges (és nem is méltányos) elvárni, hogy minden zaj egyszerűen leálljon, amikor dolgozik, a zajt elnyomó fejhallgató a következő legjobb dolog.

Olyan frekvenciát bocsátanak ki, amely segít elfojtani a háztartási zajokat, és különösen akkor hatékony, ha párosul a zene. Hasonlóképpen, a White Noise Lite életmentő is lehet. Csak forgassa el az óceán hangjait, hogy jobban összpontosítson a munkára, amikor „zónában” vagy. A fejhallgató szintén nagyszerű mutatóként szolgál a családom számára - ha bekapcsolják, az azt jelenti, hogy anya dolgozik, és nem kellene zavarnia.

11. Használjon felhőalapú fájlmegosztást

A távmunka jelentheti a fájlok folyamatos megosztását otthona és vállalata irodái között. Bár lehetséges e-mailek küldése e-mailben, a mellékletek elveszhetnek a véletlen sorrendben, különösen, ha rendszeresen frissíti a példányokat.

Kiváló megoldás egy felhőalapú fájlmegosztó szolgáltatás, például Dropbox, Google Drive vagy Trello. A valósidejű frissítés lehetőségével a fájlmegosztás szinte teljes mértékben kiküszöböli az elavult dokumentumokkal kapcsolatos problémákat. A zavar csökkentése érdekében felülírhatja a korábbi fájlokat is, így hozzáférést biztosítva kollégái, főnöke vagy ügyfelei számára. Ezenkívül menti a beérkező levelek mappáját a hatalmas fájloktól, amelyek jelentős helyet foglalnak el.

12. Tartsa kifogástalan naptárát

Egész nap a jelenléte tonna multitasking feladatot jelenthet, mint például a gyerekek kinevezése egyeztetésre vagy az ebéd órájának telefonon töltése. A szilárd naptár segít elkerülni a túltervezést és a kettős foglalást. Használja a Microsoft Outlookot, az iOS-hez tartozó Worktime-t vagy az Android-ra vonatkozó Saját munkaterv-programot - vagy egyszerűen csak okostelefonjának naptárát.

Ezenkívül a kollégákkal és az ügyfelekkel való szinkronizálás megkísérelése fájdalmat okozhat, ha nem együtt dolgoznak fizikai irodában. Állítson össze megbeszéléseket egy megosztott Google naptár segítségével, és bejelentkezhet, és kiválaszthat egy mindenki számára megfelelő időrészt. Küldhet meghívókat és visszaigazolásokat is.

13. Kérjen segítséget

Nem kell mindent egyedül tennie. Béreljen bébiszitterét gyermekei számára, vagy vegyen fontolóra asszisztens vagy házvezetőnő felvételét, hogy ezzel csökkentse felelősségi körét, és összpontosítson. Mindig nyáron néhány órára bérek anyai segítőt, amikor a gyerekeim iskolai szünetben vannak. Kapok némi megszakítás nélküli munkaidőt, és a gyermekeim külön figyelmet kapnak.

Függetlenül attól, hogy gyerekei vannak, vagy egyedül repül, az otthoni munka azt jelenti, hogy folyamatosan emlékezteti az összes elvégzendő munkára, és a hagyományos irodai munkához stresszt ad. Ha úgy érzi, hogy elmaradsz, kérje meg partnerét, hogy lépjen be és vállalja át azokat a felelősségeket, amelyek a legjobban elvonják az ön figyelmét. Termelékenyebb lehet, ha 100% -ban a munkára koncentrál, nem pedig a mosogatóban lévő piszkos edényekre vagy a futtatáshoz szükséges megbízásokra..

14. Kifelé és szocializálódj

Nagyon könnyű praktikusan ragaszkodni az irodai székhez, különösen akkor, ha kényelmesen helyezkedik el a konyha és az ágy közelében - elvégre mi van még? Fontos azonban, hogy ha otthon dolgozik, törekedjen arra, hogy kijutjon a házból és rendszeresen szocializálódjon.

Legyen szó irodai ebédről, munkabörzeről vagy ipari konferenciáról, vagy akár egy csoport más otthoni munkavégzésével foglalkozó profillal való találkozásról, akkor termelékenyebb lehet, ha egy időben eltölti a munkát. Sőt, tippeket és ötleteket vehet fel más szakemberekhez, mint te.

Ha úgy érzi, hogy túl elfoglalt vagy ahhoz, hogy kiszálljon a házból, és kapcsolatba lépjen másokkal, fontolja meg a munka részét és a ceruzát időben az íróasztalától távol, mint találkozót. Még ha fél órára is csak az edzőterembe jár, valószínűleg sokkal emberibbnek érzi magát, ha a nap folyamán pihenhet, kint állhat és beszélgethet emberekkel..

Záró szó

Noha az otthoni munka sok előnnyel jár, minden bizonnyal nehéz lehet, ha nem készül fel a kihívásokra. A vizek tesztelésével és annak megismerésével, ami valóban segít Önnek a pályán és a feladatban tartásban, egy otthoni koncertet életképes karrierré alakíthat - amely a professzionális és a személyes világ legjobbjait kínálja..

Otthon dolgozol? Melyek a legjobb tippek a termelékenységhez?