9 tipp a családi összejövetel költségvetés-tervezéséhez

Miközben sok család még mindig élvezi valaki otthon találkozóját, hogy összejövetelek legyenek, a családok egyre inkább pazar baráti társaságok mellett döntnek. Néhány többnapos kempingutakat foglalkozik lakókocsikkal és sátrakkal; másokat hajókon vagy üdülőhelyeken tartanak. Részletes költségvetés van a felállításra, a tornácok megszervezésére, valamint a családi címer viselő pólók és kávé bögrék eladására. Nem számít, mennyire egyszerű vagy pazar a találkozás, az egyik megtervezése sok munkát igényel, és nagyon drága lehet, ha nem vigyázol.

Mielőtt elmész a fedélzeten, és végül olyan rendezvényt tervez, amelyen senki sem engedheti meg magának, hogy részt vegyen, íme néhány módszer egy szórakoztató, megfizethető újraegyesülés megtervezésére..

Költségvetés-barát családi összejövetel tervezése

Mikor a találkozásodról van szó, azt akarja, hogy mindenki összegyűjjön az anya és apa házában, és hozzon egy edényt, amelyet megoszthat? Meg kell próbálnia megtervezni a „vakáció” családi összejövetelét egy üdülőhelyen? A találkozás délutáni vagy háromnapos rendezvényre készül??

Könnyű érezni magát a részletekkel, amikor egy családi összejövetelt tervez. Tegyük fel lépésről lépésre.

1. Indítson korán

A családi összejövetel megtervezése munkát vesz igénybe, és ez egyáltalán nem valami, amit az utolsó pillanatban megtehetsz. Ideális esetben el kellene kezdenie egy évet előre; ez sok időt fog adni a dátum és a hely kiválasztására, amely mindenki számára megfelel az ütemterv és a költségvetés szempontjából. A korai tervezés lehetőséget ad arra is, hogy tárgyalja a legjobb árakat a szállodák, szállítók és tevékenységek számára.

Korai létszámot kell szereznie arról is, hogy hány ember vehet részt. Ha egy durva becslést készít a tervezés előtt, időt takaríthat meg, ha a helyszíneket veszi figyelembe. Például, ha az összejövetelen 300 (vagy több) lehetséges résztvevő van, akkor nem vesztegeti az idejét az állami parki pavilonok kutatására, amelyek csak 100 embert foglalnak magukban..

Ne felejtsük el, hogy az évszaktól függően előfordulhat, hogy versenyeznek a helyszínért. Például a legtöbb esküvő nyáron vagy ősszel zajlik. Az érettségi partik a nyár elején, a decemberi ünnepi partik. A korai tervezés biztosítja, hogy képes lesz-e lefoglalni a kívánt helyszínt, amikor csak akarja.

2. Hozzon létre egy Családi Reunion Facebook oldalt

A családi összejövetel megtervezése több tucat, vagy akár több száz ember közötti kommunikációt jelent. Ez gyorsan szervezeti rémálommá válhat, mivel mind e-mailen, akár telefonon megvitatja a lehetséges dátumokat, helyszíneket és tevékenységeket. Az is drágulhat, ha úgy dönt, hogy hivatalos meghívókat küld ki RSVP kártyákkal együtt.

Takarítson meg időt és pénzt azáltal, hogy minden kommunikációt egy helyre hozza a családi összejövetel Facebook oldalán. Ezt az oldalt privátvá teheti, hogy csak a csoport tagjai láthassák a hozzászólásokat, és ez egy nagyszerű lehetőség arra, hogy megosszák a részleteket a közelgő összejövetelről, és mindenkinek megismerjék azt, amit szeretnének csinálni. Nézze meg az AARP-t, ahol talál egy hasznos cikket egy családi Facebook-csoport létrehozásáról.

Ha a tervezésért felel, ne felejtsen el úgy gondolkodni, mint egy marketingszakember. A cél az, hogy minél több embert vonzzon a részvételre, hogy az egy főre eső költségek csökkenjenek. Tegyen meg mindent a szórakoztató tevékenységek megtervezéséhez és a buzz létrehozásához, hogy minél többen jönnek.

3. Nyisson beszélgetést a költségvetésről

Még a legegyszerűbb családi összejövetel is több száz dollárt fizethet, és a legtöbb végül több ezer vagy annál többet fizet.Lehet, hogy felelős a tervezésért, de ez nem jelenti azt, hogy hajlandó vagy képes vagy megbirkózni a számlával. Szóval ki fogja fizetni érte??

A költségekről csak akkor lehet beszélni, ha először van egy ötlete arról, hogy milyen összejöveteleket szeretne megszervezni. Szeretne egy DIY összejövetelt egy állami parkban, ahol mindenki meghoz egy ételt megosztani, vagy egy pazarabb összejövetelt egy tengerjáró hajón vagy egy srác tanyán vagy egy all-inclusive üdülőhelyen? A találkozón 20 résztvevő vagy 200 lesz?

Először dolgozza ki az alapvető részleteket, majd kezdje el laza költségvetés készítését az eseményhez. Vegye figyelembe az esetlegesen felmerülő költségeket, majd adjon hozzá 5–10% -os párnát a váratlan költségek elszámolására.

4. Készítsen egy tervet az adománygyűjtéshez

A következő lépés az, hogy kitaláld, hogyan finanszírozzák újraegyesülését, és számos szempontot kell fontolóra venni.

Felkérheti minden családot vagy a résztvevőket, hogy adományozzanak átalányösszeget a találkozó költségeinek fedezésére. Ezt a pénzt egy másik családtaggal nyitott bankszámlára kell utalnia, ideális esetben nem valaki a közvetlen családjában. Tartsa a betéteket és a kiadásokat a lehető legátláthatóbban, talán havi költségvetési áttekintéssel, amelyet mindenkinek elektronikus úton küld.

Ön is összegyűjtheti pénzt maga a találkozás során. Kérje meg a résztvevőket, hogy hozzanak házi készítményeket, például desszerteket, kenyereket és lekvárokat, hogy eladhassák más családtagjaiknak, az összes bevétel fedezi a találkozó költségeit. Raffinthat az adományozott tárgyakról is, például:

• Házi paplanok
• Restaurált és bekeretezett antik családi fotók
• Egy házi szakácskönyv tele régi családi receptekkel
• Családfa
• Egy családi vendégkönyv
• Eredeti mű vagy más kézzel készített mű
• Antik bútor

A sorsolás sok pénzt kereshet azzal, hogy az összes elem a családon belül marad. A családi örökség-sorsolás nagyszerű lehetőség lehet azoknak a családtagoknak, akik csökkentik a támogatott életmódra való áttérést.

Egyes családok pénzt gyűjtnek összejöveteleik során ingyenes ételek biztosításával, de pénztárral működtetve, valamint vizet és szódat árusítva. Ehhez egynapos folyadék engedélyt kell kérelmeznie abban a városban, ahol rendezvényt tart. Először végezze el kutatását; néhány város csak egynapos engedélyt ad meghatározott csoportoknak, például vallási szervezeteknek, nonprofit szervezeteknek vagy veterán, politikai, oktatási vagy atlétikai csoportoknak. Korábban jelentkezzen be, mivel az alkalmazások feldolgozása legalább két hétbe telik.

5. Kérjen letétet

Miután kidolgozta a durva költségvetést, elengedhetetlen, hogy kérje meg minden családot, hogy egy meghatározott határidőn belül nyújtson be vissza nem térítendő utalást. Az összeg meghatározásakor vegye figyelembe az egyes családok pénzügyi helyzetét, és fontolja meg havonta a fizetések engedélyezését.

A vissza nem térítendő betét kérése a családtagoktól számos okból fontos. Először is ad némi pénzt a vásárláshoz és a betétek biztosításához az eladók és a helyszínek számára. Ez azt is segít meghatározni, hogy ki fog valójában jönni; miután egy család pénzügyi kötelezettségvállalást vállalt a találkozón való részvételre, sokkal kevésbé valószínű, hogy visszatérnek az utolsó pillanatban.

A fizetések nyomon követéséhez használjon olyan szolgáltatást, mint a MyEvent. A MyEvent lehetővé teszi a családjának, hogy regisztráljon az újraegyesítésre, fizessen be befizetéseket vagy részvételi díjakat, és még további adományokat folytasson. A webhely lehetővé teszi közvélemény-kutatások és felmérések kiküldését, családfa készítését és a rendezvény körüli egyszerű zümmögést az esemény körül a közösségi média segítségével..

6. Vegye figyelembe a szezonon kívüli időpontokat

Persze, szórakoztató lenne, ha januári síközpontban vagy június közepén egy gyönyörű Nagy-tavak partján találkoznánk a családi összejövetelnél. De akkor fizetni fog a legmagasabb dollárt, ha a hely csúcsidényében tartózkodik.

Számos helyszín az utószezon során legalább 50% -kal csökkenti árait, ezért fontolja meg a júniusi síközpontban vagy decemberben az északi strandházban tartózkodást. Pénzt takarít meg, és még sok tennivalója van. Például a legtöbb síközpont mérföldre helyezkedik el túra- és kerékpáros utakkal, valamint medencékkel és tervezett rendezvényekkel. A téli tengerparti séták gyönyörűek és üdítőek, és a legtöbb északi strand üres a téli hónapokban, tehát magának a partnak kell lennie..

7. Kérjen csoportos árat a szállodai szobákban

Valószínűleg a családja szétszóródik az országban, ami azt jelenti, hogy szállodai szobákra és sok ilyenre lesz szüksége. A szállodai szobákban történő pénzmegtakarítás egyik legjobb módja a családi összejövetel tervezésekor egy csoportos tarifa kérése, amely akár 50% -ot vagy ennél is megtakaríthat a szobaárán. A városon kívüli családtagok számára nagy árengedmény megszerzése azonban néhány tárgyalást igényel.

Először hajtsa végre a házi feladatát. Vizsgálja meg a helyi szállodai árakat, és készítse el egy listát arról, hogy az egyes szállodák mit számítanak egy tipikus szobaért, valamint hogy milyen kényelmi szolgáltatásokat nyújt a tartózkodása során. Ezután győződjön meg róla, hogy tudja, hány szobára lesz szüksége, valamint határozza meg a be- és kijelentkezés dátumait.

Amikor felhív, kérdezze meg, hogy beszéljen a menedzserrel; egy tipikus helyfoglalási képviselő valószínűleg nem lesz jogosult tárgyalni a csoportdíjakról. Tudassa a menedzsernek a szükséges szobák számát és mikor van szüksége.

Egyes vezetők megkérdezhetik, hogy mi a költségvetése. Ezt a számot gyakran a tárgyalások kiindulópontjaként használják. Ha lehetséges, tartsa ezt magának; alacsonyabb árat kaphat, ha a menedzser nem ismeri az árkategóriát. Az információk udvarias módja az információk megtagadásának az, ha azt mondjuk, hogy "Még mindig különféle családtagokkal beszélgetünk, hogy mindenki számára megfizethessük az árat." Ügyeljen arra, hogy tudassa velük a vásárlást; alacsonyabb árat kaphat, ha tudják, hogy más szállodákat hív.

Írja le az egyes menedzser nevét és ajánlatát, és tudassa velük a dátumot, amikor meghozza a végső döntését. Ezen a napon döntsön vissza minden menedzserre, köszönetet mondjon nekik idejükért és tudassa velük döntését. Általános udvariasság. Kis esély van arra is, hogy alacsonyabb ajánlatot fog tenni Önnek, hogy vonzza vállalkozását, ha elmondja nekik, hogy máshol foglal le.

8. Fontolja meg a körutazás nyaralását

Meglepő módon egy teljes körű tengerjáró hajó több okból is kiváló hely lehet a családi összejövetelek számára..

A tengerjáró hajók sokféle költségvetéssel foglalkozhatnak emberekkel. Például a szigorúbb költségvetéssel rendelkező családtagok éjszakánként 89 dollárért szobákat kaphatnak, míg a rendelkezésre álló jövedelemmel rendelkezők luxusszobákat választhatnak..

Hajóutak is elviszik a tervezés terén jelentkező stresszt. Az ételeket és a tevékenységeket a személyzet gondoskodja. Mindegyik együtt fogyaszthat reggelit vagy vacsorát a sok étterem vagy étkező egyikében, majd különféle szórakoztató tevékenységeket tervezhet a nap folyamán. Látogasson el a gyógyfürdőbe a nagynénivel, nézze meg a gyerekeket és az unokatestvéreiket együtt játszik a víziparkban, vagy vegyen részt a nagyapáddal. Nem kell attól tartania, hogy összejövetelével - vagy a főzés nagy részével magad készítsen -, vagy különféle tevékenységekkel teli „családi terepi napot” tervezzen. Csak annyit kell tennie, hogy megjelenik.

A családi összejövetel egy tengerjáró hajón történő elhelyezésének másik előnye, hogy mindenki valódi vakációt kap, miközben újra kapcsolódik azokhoz az emberekhez, akiket valószínűleg nem láttak években vagy akár évtizedekben sem.

Noha az all inclusive körutazási vakációk kényelmesek és szórakoztatók, ők is drágák lehetnek. Még ha sokat szerez is a szobáján, fontos szem előtt tartani, hogy ez csak a költségek kezdete, amelyeket Ön és családtagjai viselnek..

Például az adók és a kikötői díjak 100 dollárt és 200 dollárt adhatnak a jegy árához. Fizetnie kell a repülőtérről a kikötővárosba és onnan, valamint a taxival vagy autószolgáltatással a repülőtérről a kikötőbe. Ha magát a kikötőt vonzza, általában napi 15 - 20 dollárt fizet a parkolásért.

Ha a tengerjáró csomagja nem teljes, akkor fizetnie kell ételekért és italáért, amelyek gyorsan összeadhatók. Például egy tipikus alkoholos ital 7–10 dollárba kerül, vagy ennél több egy tengerjáró hajón, ráadásul 15–18% -os inhalációt adnak hozzá. Számos tengerjáró vonal napi díjat is ad a végső számlájához, amely most a legtöbb fő hajózási vonalnál napi 23 dollár fejenként, az USA Today szerint.

Mint láthatja, a szoba ára csak a jéghegy csúcsa - és mindig tartsa szem előtt, hogy a szoba ára fejenként. Fontos, hogy vizsgálja meg, mennyi hajózás lehetségesnapi egy személyre kerül, így a családtagok eldönthetik, megfizethetik-e.

9. Vegyünk egy állami parkot

Ha a családi összejövetel egy tengerjáró hajón nincs otthont nyújt Önnek és családjának, akkor egy másik lehetőség az összejövetel fogadása egy helyi vagy állami parkban. Napi 50–100 dollárért kölcsönözhet egy pavilont, amelyhez gyakran faszén grill tartozik.

Néhány nagyobb parkban modern vagy rusztikus kabinok vannak bérelhetők. Általában a „modern” kabinban víz és áram van, míg a „rusztikus” kabinban nincs. A kabin bérlése a városon kívüli családtagok számára olcsóbb lehet, mint a szállodai szoba bérlése, és a kabin csendes helyet biztosít a gyermekek vagy az idősek számára a nap folyamán..

Néhány parkban nagy kabinok vagy házak is vannak bérelhetők. Ez több száz dollár lehet egy éjszakánként, de ha három vagy négy család marad egy épületben és megosztja a költségeket, ez nagyon megfizethető lehet.

Mielőtt elfoglalnák a kabinot vagy a pavilont, feltétlenül kérdezze meg a legközelebbi nyilvános mellékhelyiségeket, valamint az egyéb szolgáltatások helyét, például egy strandot, játszóteret, medencét vagy horgászdokkot. Ha családtagja valaki kerekes széket vagy gyalogosot használ, kérdezze meg a lehetséges akadályokat, amelyek megnehezíthetik részvételüket. Számos parkban ma vannak speciális „akadálymentesek” kabinok, pavilonok és játszóterek.

Kerülje el, hogy a családegyesülést nagyobb ünnepnapokon, például július 4-én vagy a munkaszüneten tartsa; Az állami parkok a legmagasabb díjakat számítják fel ezekben a napokban. A kabinokat és a pavilonokat a lehető leghamarabb le kell foglalnia, mivel sok állami park hónapot - vagy akár egy évet - foglal le előre.

Noha az állami parkok nagyszerű választás lehetnek, fontolja meg a megfizethető újraegyesülés következő helyeit:

• Egy állatkert
• Vidámpark
• Kemping vagy lakókocsi park
• Templom vagy vallási konferencia vagy visszavonulási központ
• Vásártér
• A YMCA
• Helyi tó vagy strand

Kiegészítő lehetőségek a költségek csökkentésére

Rengeteg más módszert kínál a családi összejövetel megfizethetőségének megőrzésére, ideértve a következőket.

• Mentés a fotókon. A fotós felvétele helyett kérje meg egy családtagot, hogy töltse ki ezt a szerepet. Fontolja meg a részvételi díj lemondását, vagy akár digitális fényképezőgép adását is, ha vállalja, hogy fényképezi az eseményt, és utána rendezi a fényképeket.
• Mentés a zenére. Ha az összejövetele egy nagy bankett teremben lesz, kérdezze meg egy zeneileg hajlamos családtagot DJ-t játszani. Ösztönzésként ismét felajánlja a családtagjaik lemondását az eseményért.
• Kedvezményes szállás. Fontolja meg, hogy béreljen több nyaralóházat szórakoztató célállomásokon, például a tengerparton vagy a hegyekben, és ha minden család megosztja a költségeket egyenlően. Mindannyian otthon főzhet, ami legalább 30% -kal csökkentheti az újraegyesítés költségeit, és rengeteg vacsoraasztallal rendelkezik, hogy összegyűjtsön és beszélgethessen..
• Takarítson meg ételt. Az ételek hatalmas költségek a találkozóknál. Egyszerűen tartson egy bárot, és hagyja, hogy mindenki saját ételeket készítsen. Beállíthat például egy hot-dog-bárot minden elképzelhető kreatív feltöltéssel. A nacho bár, a hamburger bár, a taco bár és a fagylalt bár szintén biztos, hogy találatot fognak találni.

Záró szó

A családegyesítés hihetetlen lehet anélkül, hogy vagyont költenie zenekar bérbeadására, ajándéktárgyak készítésére vagy mindenki összegyűjtésére az Egyesült Államok Virgin-szigeteinek üdülőhelyén. (Bár ez jól hangzik, nem?)

A legfontosabb dolog az, hogy újraegyesítése mindenkinek lehetőséget biztosít arra, hogy újracsatlakozzon és megtapasztalja a család erőteljes vonzódását. Ezek az ön emberei. Ők azok, akiknek hátad van, és ragaszkodnak érted, amikor senki más nem fogja. Időt tölteni a történetek mesélésével, a képek megosztásával, a nevetéssel egymás sajátosságairól és a szórakozásból kötelékek és cementbarátságok alakulnak ki, függetlenül attól, hogy mennyi pénzt költene.

Tervezte-e már családi összejövetelét, vagy részt vett rajta? Milyen tippeket osztana meg a pénz megtakarítása érdekében?