10 egyszerű módszer az üzleti íráskészség fejlesztéséhez

Most gondolkodjon azon, hogy mennyi időt vesztett el arra, hogy megpróbálta megfejteni egy rosszul írt e-mailt vagy jelentést. Nem csak bosszantó és bosszantó az olvasás, de a rossz írás súlyos hibás kommunikációhoz, lehetőségek elvesztéséhez vagy akár munkahelyi balesetekhez is vezethet.

A lényeg itt az, hogy a jó írási készség számos szempontból értékes. És ha időt vesz igénybe a saját fejlesztésében, jelentős osztalékot fizethet karrierje során. Nézzünk meg néhány technikát, amelyek segítségével javíthatja üzleti íráskészségét.

A szilárd íráskészség értéke

A jó írásírás számos okból nélkülözhetetlen a munkaerő számára.

Először is, ha jó író vagy, segít kiemelkedni a tömegből, és javítja a promóciós vagy emelési esélyeit. Segíthet meggyőzni főnökét, hogy tegyen lépéseket olyan projektek és ötletek vonatkozásában, amelyek iránt szenvedélyes. A jó írás teszi intelligensebbé, megbízhatóbbá és profiává. Segít elkerülni a félreértéseket és a félreértelmezéseket, bizalmat és kapcsolatot teremt a kollégákkal, és nyerni az ügyfeleket.

A jó írás különösen fontos a közösségi média fokozott használata miatt. Mindannyian láttuk a szakembereket a Twitter-en, a LinkedIn-en vagy a Facebookon, helytelenül írtak be szavakat, vagy helytelenül használtak egy szót. Ez nem csak kínos, amikor veled történik, hanem befolyásolhatja a jó hírnevét és hitelességét a jövőben is.

Az írásod az egyik elsődleges médium, amelyben egész életében megítélni fognak. A napi szinten elküldött e-mailek, szövegek és jelentések fizikai ábrázolása és nyilvántartása te. Az idő múlásával ezek a reprezentációk kiépítik hírnevét és befolyásolják azokat a kapcsolatokat, amelyekre a karrierjének fejlődéséhez szüksége van.

Írása közli a gondolatait, és fontos, hogy ezeket a gondolatokat a lehető legtisztább és ékesszólóbb módon közvetítsék..

Kurt Vonnegut így szólt: „Miért kellene megvizsgálnia az írási stílusát azzal a céllal, hogy javítsa? Tegye ezt az olvasók tiszteletének jeleként, bármi is, amit írsz. ”

Akár vállalkozó, akinek nagy sajtóközleményt kell írni, a menedzser napi e-maileket ír egy elfoglalt csapatnak, vagy valaki, aki új állást keres, és nyertes kísérőlevelet kell írnia, a jó kommunikációs készség elengedhetetlen. A szavak számítanak az életben, és nagy haszonnal jár az, ha tudod, hogyan kell azokat hatékonyan használni.

Hogyan lehet javítani az íráskészséget

A nagyszerű írás időt és gyakorlatot igényel. Ahogyan David Ogilvy, az ikonikus üzletember mondta: „A jó írás nem természetes ajándék. Meg kell tanulnod írni jól. ”

Többféle módon gyorsan javíthatja saját írását.

1. Gondoljon az írás megkezdése elõtt

Mielőtt elkezdené bármi írást, álljon le és gondolkozzon el azon, amit mondani akar. Kérdezd meg magadtól: „Mit kell tudnod vagy megérteni ennek a személynek az e-mail elolvasása után?”

Használhatja azt az „5 Ws + H” -t is, amelyet minden újságíró használ a munkájának kidolgozásakor:

• Ki: Ki az én közönség??
• Mit: Mit kell tudniuk??
• Amikor: Mikor vonatkozik ez, mikor történt ez, vagy mikor kell tudniuk?
• Hol: Hol történik ez??
• Miért: Miért van szükségük erre az információra??
• Hogyan: Hogyan kellene használni ezeket az információkat??

Azt is meg kell kérdeznie magától: „Tényleg el kell küldenem ezt az e-mailt?”

Minden ágazat szakemberei minden nap elárasztják az e-maileket, amelyek közül sok szükségtelen. Takarítson meg magad és az olvasó idejét azáltal, hogy minden egyes elküldött e-mail valóban szükséges és releváns.

2. Röviden tartsa

Miután meghatározta, mit kell mondania, gyorsan juthat el a ponthoz. Az embereket mindig szorítják az időre, és nagyra értékelni fogják a rövidséget.

Meggyőzőbben kell? Álljon le és gondolkozzon azon, mennyire csalódottnak érzi magát egy e-mail elolvasása után, amely háromszor hosszabb, mint amire szüksége lenne, a fő pontok pedig alul vannak eltemetve. Idő és energia pazarlás, igaz?

Ne erőltesse a közönséget ezen keresztül - legyen röviden.

Segíthet gondolkodni hogyan az emberek olvasnak. Az Elmore Leonard regényíró rövid, de nagyszerű tanácsokat ad, amikor azt mondja: „Próbáljon kihagyni azt a részt, amelyet az olvasók általában kihagynak.” Általában ez hosszú bekezdéseket jelent, amelyeknek közelebb van ahhoz, hogy mi köze van te azt akarom mondani, mint amit az olvasónak hallnia kell. Mindig tartsa szem előtt az olvasót.

Ha úgy találja, hogy nem tud írni egy oldalnál rövidebb e-mailt, akkor az e-mail nem a legjobb módszer ezen információk közlésére. Ehelyett hívja fel a személyt, és közvetlenül beszéljen velük.

3. Kerülje az igényes szavakat

Írásban a cél az, hogy világos és közvetlen legyen. Ha az olvasónak a Google segítségével kell megfejtenie azt, amit próbál mondani, akkor idegennek és bosszúsnak érzi magát.

Mark Twain egyszer azt mondta: "Ne használjon öt dolláros szót, ha egy ötven centes szó megteszi." Kerülje a kísértést, hogy virágos, igényes szavakat használjon okosabbnak. Ragaszkodj az ötven centes szavakhoz.

Ugyanakkor kerülje el a zsargont, amikor csak lehetséges. A zsargó gyakran igényesnek hangzik, és ez tovább elidegeníti az olvasót. Ehelyett írja meg, ahogy beszél. Tartsa természetesen és közvetlenül.

4. Használja az Aktív hangot

Az aktív mondatok közvetlen, félkövér és érdekesebbek, mint a passzív mondatok. A passzív mondatok gyengék és szavak; olyanok, mint egy lágy kézfogás. Írásod drámaian javul, ha igyekszik aktív mondatokat használni, amikor csak lehetséges.

Például nézze meg az alábbi két mondatot:

1. A macska megkarcolta a nőt.
2. A nő megvakarta a macska.

Az első mondatot aktív hangon írják. Ez világos és közvetlen. A második mondat passzív.

Aktív mondatban a tárgy teljesít az ige cselekedete. Passzív mondatban az alany hagyja, hogy a cselekvés megtörténjen nak nek őket. Íme egy másik egyszerű példa:

1. A golfozó eltalálta a labdát.
2. A labdát megütötte a golfozó.

Az első mondatban az alany (a golfozó) végrehajtja a műveletet (eltalálja a labdát). A második mondatban az alany (a golfozó) az ige után következik; megkapja az akciót.

A passzív hang észlelése érdekében keresse meg az ige előtt a „lenni” ige formáit, például „akarat” vagy „volt”. Például: „Az ülésre 20:00 órát kerül sor” passzív. Ehelyett mondja: „Az ülés délután 8 órakor.”

5. Mindig légy profi

Időnként kísértésnek tűnik viccet dobni, vagy e-mailbe belefoglalni irodai pletykákat. Ezek a kiegészítők azonban nem járulnak hozzá az üzenethez, és negatívan befolyásolhatják hírnevét. Könnyen félreértik őket.

Igen, hitelesnek kell lennie, és hagynia kell, hogy hangod ragyogjon az írásban. De profinak kell maradnia; ez egy kiegyensúlyozó cselekedet. A tartalma megfelelőségének ellenőrzéséhez jó kérdés: „Nyugodtan lennék-e ezzel, ha holnap reggel az újság címlapján található?” Ha ez összehúzódást okoz, végezzen némi szerkesztést.

6. Tisztázza a cselekvésre ösztönző felhívását

Az üzleti kommunikáció céllal történik; ritka, hogy pusztán tájékoztató jellegű e-mailt ír. Valószínű, hogy az olvasónak meg kell tennie valamit: vissza kell hívnia, további információt kell adnia, meg kell erősítenie jelenlétét egy találkozón, és így tovább.

Ne hagyja az olvasó feladata, hogy kitalálja, mit akarnak csinálni ezekkel az információkkal. Mondja ki, és pontosítsa. Például:

• Kérjük, küldje el a szerkesztéseket kedden 17 óráig.
• A probléma megoldásához kérjük, pénteken hívja vissza ezt az ügyfelet.

Világos, hogy mit akar, és valószínűleg jobb eredményeket kap az olvasóitól.

Profi tipp: Ne feledje, hogy ha valamilyen intézkedésre van szüksége azonnal, beszéljen személyesen a címzettel. Kelj fel az íróasztalánál, menjen az irodájukba, vagy hívja őket telefonon. Az írás fontos médium, de semmi sem akadályozza meg a személyes beszélgetést, ha valamit meg kell tenni.

7. Használja megfelelően az e-mail tárgy sorát

Az e-mail tárgya egy hatékony eszköz; gondoljon rá, mint az e-mail címsorára. A címsor feladata annak ellenőrzése, hogy a test elolvassa-e. Ehhez a címsornak rövidnek, közvetlennek, erőteljesnek és pontosnak kell lennie.

Például nézze meg az alábbi két e-mail témát:

1. Hétfő találkozó
2. Részvétel október 14-én, hétfőn 14:00 negyedéves jelentések ülésén

Az első tárgysor homályos, és sok kérdést megválaszolatlanul hagy. Melyik hétfői találkozón? Miről szól a találkozó? Még tudnom kell erről a találkozóról?

A második tárgysor sokkal pontosabb, ezért valószínűbb, hogy gyorsan megnyílik és elolvassa. Kommunikálja, hogy a találkozóról mikor beszél a szerző, mikor, és mire lehet szüksége az adott találkozón való részvételkor.

Soha ne hagyja üresen az e-mail tárgysorát. Az e-mail szűrők gyakran kategorizálják az üres tárgysorokat spamként, ezért töltse ki, hogy elkerülje az e-mail címének elmulasztását.

Profi tipp: Ha csak egy egyszerű kérdést kell feltennie, akkor használja az üzenet vége (EOM) technikát. Egyszerűen írja meg kérdését az e-mail tárgysorába, és a végére tegye az „EOM” elemet. Ez megtakarítja az olvasó idejét, mivel gyorsan válaszolhatnak anélkül, hogy felesleges szöveget kellene olvasniuk.

Például a tárgysor mondhatja: „Részt vesz a hétfő 14:00 találkozóján? EOM.”

A technika használata előtt ellenőrizze, hogy a címzettek tudják-e az EOM jelentését. Akkor ideális esetben a visszatérő e-mail tárgysorában valamire válaszolnak: „Igen, ott leszek. EOM.”

8. Ragaszkodjon az egyik témához az e-mailekben

Ha lehetséges, az e-maileket egy adott pontra vagy ötletre összpontosítsa. Ha másik témára van szüksége, írjon külön e-mailt. Ha egy témára összpontosít e-mailenként, akkor az olvasónak idő áll rendelkezésére ahhoz, hogy feldolgozza azt, amit mond, és közvetlenül válaszoljon. Segít nekik az e-mailek hatékonyabb megszervezésében és az archivált e-mailek gyorsabb megtalálásában.

Az alábbiakban bemutatjuk például egy e-mailt, amely túl sok témát foglal magában:

E-mail tárgysor: Hétfő találkozó 

Test: Szia Steve, 

Köszönöm a múlt héten végzett negyedéves jelentésekkel kapcsolatos munkádat. Jó munkát végzett! Csak azt hiszem, le kell rövidíteni a bevezetőt, de kivéve, hogy nagyszerű.

Arra írok, hogy meglátogatja-e a hétfői ülést. Ha igen, kérjük, hozza meg az első negyedéves jelentéstervezet másolatát? Szeretném megmutatni Susannak.

Továbbá, valaha is érintkezett-e Al Thompsonnal Syracuse-ban? Néhány panasza volt az utolsó szállítmányával kapcsolatban, és gondoskodnunk kell arról, hogy ezekkel foglalkozzunk. Hadd tudjam meg, hogy ez hogyan alakul ki.

Kösz,

Jim

Álljon le, és gondoljon arra, hogy hány dolgot kért Steve-től ebben az e-mailben.

Először kitalálnia kell, vajon Jim azt akarja-e, hogy szerkesztse az intro-t, vagy ha Jim maga fogja csinálni; ez nem tiszta. Ezután meg kell erősítenie, hogy részt vesz a hétfőn tartott ülésen, és emlékezni kell arra is, hogy elhozza a jelentés tervezetét. Végül foglalkoznia kell azokkal az ügyfelek panaszaival, és el kell mondania Jimnek, mi történt.

Az e-mailben vannak néhány fontos emlékeztető, és Steve esetleg meg akarja menteni. De a címsor egyszerűen azt mondja: „A hétfői találkozó”. Ha el akarja menteni emlékeztetőként az ügyfelek panaszainak kezelésére, a címsornak semmi köze nincs a tényleges témához. Ne feledje, hogy az ügyfelek panaszainak megválaszolására szolgáló emlékeztető a „hétfő találkozója” címet viselő e-mailben található.

Tegyen szíveskedést az olvasóknak, és tegye a dolgát a lehető legegyszerűbbé. Legyen egyszerű, e-mailben egy témával.

9. Soha ne használja az e-mailt rossz hír közlésére

Soha ne használjon e-mailt rossz hírek továbbítására. Ha el kell bocsátania valakit a csapatában, vagy olyan visszajelzést kell adnia, amely kevésbé rózsásnak tűnik, akkor ezt személyesen tedd. Könnyű, ha félreértések történnek e-mailen keresztül, ez a kilátás akkor felerősödik, ha e-mailt használ rossz üzenetek közlésére. Személy szerint kommunikálhat az együttérzés és az empátia mellett, és testbeszédével és énekhangjával tovább közvetítheti őszinteségét és szándékait. Ez olyasmi, amit egyszerűen nem tud megtenni e-mailben.

10. Korrektúra, korrektúra, korrektúra

A nyelvtani és a helyesírási hibák kínosak, és sértik a hitelességüket. Természetesen támaszkodhat a helyesírás-ellenőrző eszközökre, de ezek nem mindent fognak meg, különösen a kontextuson kívül használt szavakat.

Miután befejezte az írást, azonnal újra kell olvasnia. És amikor csak lehetséges, tegye el, és néhány órával (vagy néhány nappal) később olvassa el újra. Ha bizonyos távolságra hagyja magát az írástól, segít felismerni azokat a hibákat, amelyeket esetleg elmulasztott az első átolvasás során.

Profi tipp: A korrektúra olvasásakor figyelmesen olvassa el az egyes mondatokat. Vegye figyelembe George Orwell tanácsát, aki kijelenti: „A szigorú író minden mondatában, amelyet ír, legalább négy kérdést feltesz magának, így: Mit próbálok mondani? Milyen szavak fejezik ki? Melyik kép vagy kifejezés teszi világosabbá? Ez a kép elég friss ahhoz, hogy hatással legyen? És valószínűleg még két kérdést felteszi magától: Lehetne-e rövidebb? Mondtam már valamit, ami elkerülhetetlenül csúnya?

Ha az e-mail vagy a jelentés különösen fontos, add át megbízható barátjának vagy kollégájának, hogy olvassa el, mielőtt elküldi azt a szándékolt közönségnek. Egy friss szempáros olyan további hibákat észlelhet, amelyeket elmulasztott.

Profi tipp: Ha további segítségre van szüksége az üzleti írásban, akkor használjon olyan szolgáltatást, mint a Grammarly, amely beolvassa a szöveget, és azonosítja mind az egyszerű, mind az összetett nyelvtani hibákat (ideértve a helytelenül írt szavakat is a rossz kontextusban). Mindegyik hibához magyarázatot kap, hogy a jövőben javíthassa írását.

Záró szó

Bárki megtanulhatja, hogyan lehet jobb író, és saját írásának fejlesztése a legjobb módja az gyakorlat. Minél többet ír, annál jobb lesz. Azt is fontolhatja meg, hogy ingyenes online üzleti írás tanfolyamot tartson a Coursera-n keresztül. Az osztályt a Colorado-Boulder Egyetem hozta létre, és ingyenes, ha auditál.

Milyen hibákat csinál gyakran az üzleti írás során? Mit gondolsz, mit csinálsz jól??