Hogyan hozhatunk létre háztartási nyilvántartási rendszert a nyilvántartáshoz

Az éves adók kitöltése azonban nem az egyetlen ok a jó nyilvántartási rendszer működésére. Alapvető fontosságú a bevételek megtartása annak bemutatására, hogy mennyit fizetett az ingatlanért és a beruházásokért, valamint hogy bebizonyítsa, mikor vásárolták meg. Szinte lehetetlen hitelt szerezni anélkül, hogy nyilvánosságra hozná a jövedelmét és kiadásait.

A papírmunka nyomon követése nélkülözhetetlen, és problémákat okozhat azoknak, akik felkészületlenek és rendezetlenek. Az otthoni iratok rendszerének ésszerű létrehozása azonban meglehetősen egyszerű.

Irattartó rendszer beállítása

Ha még nem alakult át papírmentesített dokumentumtároló rendszerre, akkor is könnyedén kezelheti a rendszert, hogy nyomon tudja követni az összes rekordot.

1. Vásároljon szükséges kellékeket

Látogasson el a kedvenc irodaszerek áruházába, és vásárolja meg a következőket:

• Egy levélméretű zsebfájl, amely három és fél hüvelykre bővül (kb. 3 dollár)
• Több fájlmappa (egyenként kevesebb, mint 1 dollár)
• A mappák címkéi (kb. 3 dollár egy 250 címkével rendelkező csomag esetén)

2. Hozzon létre címkéket

Címkézze meg az év bővítő mappáját. Ezután hozzon létre címkét az egyes fájlmappákhoz az alábbiak szerint:

• Személyes költségek, például ruházat, könyvek, élelmiszerek és szórakoztatás
• Orvosi / fogorvosi
• Rezsi
• Nagy vásárlások és lakásfelújítások
• bankkivonatok
• beruházások
• Hitelkártya-kimutatások és bevételek
• Fizessen
• Adózási nyilvántartások

3. Szervezze meg dokumentumait és fájljait

Miután megjelölte a mappákat, kezdje el megszervezni az iratkezelő rendszert. Az év előrehaladtával további mappákat adhat hozzá az új kategóriák bevételeinek megőrzéséhez, amelyeket nyomon kell követnie, például oktatási, háziállat- vagy utazási költségek.

Helyezze a mappákat a bővülő mappába, és tartsa biztonságosan az irattartó rendszerét egy fiókban vagy iratszekrényben. Ha vásárol vagy számlát fizet, szokásossá tegye, hogy azonnal helyezze át a nyugtát a megfelelő mappába.

Hogy segítsen a számlafizetés mellett, hozzon létre egy mappát, amelynek címe: „Számlák fizetésre”. Tartsa ezt a mappát jól látható helyen, hogy emlékeztesse Önt, hogy rendszeresen lépjen át a fennmaradó számlák kifizetésére. Az egyes számlák kifizetése után helyezze el az iratot a megfelelő mappába az iratkezelő rendszerében.

Létre kell hoznia egy mappát is, amelyen „Figyelemre van szükség”. Például, ha kérdést kell feltennie a hitelkártyáján szereplő gyanús terhelés miatt, vagy ha kapcsolatba kell lépnie egy eladóval, aki nem adott jóváírást a legutóbbi számla kifizetése miatt, akkor nyilvántartást vagy emlékeztetőt kell vezetnie a ezt a mappát.

Napi adattárolási módszer

A rendszer bevezetésével csökkentheti az szétszórt papírokban való keresés idejét, ha fájljait rendezett, megfelelően címkézett fájlokba rendezi. Hozzon létre napi rutinot a fájlok következetes és megfelelő karbantartása érdekében:

1. Gyűjtse össze az e-mailt, és menjen át az asztalán vagy a konyhaasztalnál.
2. Nyissa meg az egyes leveleket, és helyezze félre az újrahasznosítandó levélszemét és borítékok.
3. Helyezze a számlákat a „Bills to Pay” mappába.
4. Helyezze a bevételeket a megfelelő mappába. Például az egészségügyi szolgáltatások összefoglalóit be kell helyezni az „Orvosi / fogorvosi” mappába.
5. Bármilyen, amelyre azonnali figyelmet igényel, menjen a „Figyelem” mappába, hogy gyorsan vigyázzon rá.

Mit kell tartani és mennyi ideig?

A legtöbb esetben a nyilvántartást legalább három évig meg kell őriznie, mivel az IRS az adóellenőrzés során általában három évet keres a történelem során. Az IRS azonban dönthet úgy, hogy további három évet keres a történelemben, ezért érdemes hat éven át rekordokat menteni..

Íme néhány nyilvántartás, amelyeket hat évig meg kell őriznie:

• Az adóbevalláson felsorolt ​​levonások bevételei
• Brókeri nyilatkozatok az adóbevalláson feltüntetett ügyletekről
• Az adóbevallásban feltüntetett ház vagy egyéb ingatlan eladásával kapcsolatos nyilvántartások
• A kisvállalkozás számára az adóbevalláson feltüntetett bevételek és kiadások nyilvántartása

Minden olyan darabot, amely támogatja az adóbevalláson feltüntetett információkat, a beadástól számított hat évig meg kell őrizni.

Van azonban néhány nyilvántartás, amelyet örökre meg szeretne őrizni:

• Adóvisszatérítés
• szerződések
• Ingatlanok és záró beszámolók
• Nyugdíjazási tervéhez való hozzájárulásának nyilvántartása
• Életbiztosítási kötvények
• Ingatlantervezési dokumentumok, például meghatalmazás vagy bizalmi megállapodások

Az eldobandó papírmunka

Miután kitöltötte az éves adóbevallását, van néhány papírmunka, amelyet el lehet dobni. Hacsak nem az adóbevallással kapcsolatos, akkor meg kell szabadulnia a következő tételektől:

• Banki utalványok és ATM bevételek
• Paycheck csíkok
• Közművezeték-számla nyugták

Záró szó

Nincs olyan idő, mint a jelen, hogy megkezdje a papírmunka megszervezését. Minél hamarabb felállít egy szervezett iratgyűjtő rendszert, annál hamarabb kihasználhatja a rendetlen otthon vagy iroda előnyeit. Ezenkívül sokkal könnyebben hozzáférhet bármilyen papírhoz vagy bármilyen dokumentumhoz, amikor csak szüksége van rá.

Használ otthoni irattári rendszert? Milyen stratégiák működtek jól az Ön számára?

(fotó jóváírás: Bigstock)