6 Otthoni irodaszervezési ötletek és tippek

Ha otthon dolgozik, akkor elengedhetetlen, hogy megvédje munkaterületét és vállalkozását egy irodakezelési terv kidolgozásával. Legyen szó ergonómiailag helyes otthoni irodai bútorokról vagy biztonsági mentési terv kidolgozásáról számítógépes és internetes működési hibák esetén, a jó otthoni irodai menedzsment biztosítja a professzionalizmust és növeli a profitot.

Otthoni irodai kezelési tippek

1. Hozzon létre külön munkaterületet

Bölcs dolog az elválaszthatóság érzetét megteremteni otthoni irodájában, még akkor is, ha a munkaterülete egy másik szoba része vagy az alagsor sarkában található. Bár valójában külön szoba használata nem mindig lehetséges, próbáljon meg mindent megteszni, hogy azonosítson egy otthoni helyet, amely az irodai terület lesz. Ha nem rendelkezik fallal vagy válaszfalakkal az irodájához, akkor mentális határokat hozhat létre, ha munkahelyi tevékenységeit (beleértve a telefonbeszélgetéseket és az e-mailek megválaszolását) erre a helyre korlátozza..

Számos oka van annak, hogy miért fontos a ház egy részének kizárólag munkavégzéshez vezetése:

• A világosan meghatározott otthoni irodahelyiség határokat határoz meg mind Ön, mind a háztartás tagjai számára. A gyermekek, a szobatársak, a házastársak és a partnerek megtanulják tiszteletben tartani a munkájára való összpontosítás szükségességét, ha könnyen azonosíthatják, mikor dolgozik, és nem képesek személyes vagy családi kérdések kezelésére..
• Csökkenti annak kockázatát, hogy a munkával kapcsolatos papírmunka és berendezések elveszjenek otthona többi részében.
• Segít professzionális jelenlét kialakításában az ügyfelekkel való találkozás során.
• Ha azt tervezi, hogy levonja az otthoni iroda adóbevallását, könnyebb megvédeni az ellenőrzéstől, ha meg tudja mutatni, hogy a munka otthonának egy olyan területén zajlik, amelyet kizárólag munkára használnak..

2. Menjen el az irodai kellékekhez és bútorokhoz

A nagyanyád antik íróasztal és székkészlete gyönyörűnek tűnhet, de valószínűleg ergonómiai és szervezeti rémálom. Ügyeljen arra, hogy otthoni irodájában legyen kényelmes irodai szék és jól megtervezett számítógépes íróasztal, hogy megvédje magát a test igénybevételétől és csökkentse a rendetlenséget.

Nem kell újdonságokat vásárolnia - nézze meg a Craigslistot, hogy találjon magánszemélyeket és vállalkozásokat, amelyek régi irodai bútorokat árusítanak. Egy másik lehetőség az, hogy megtalálja az Ön közelében az irodai bútorok üzleteit, amelyek használt bútorokkal foglalkoznak - egyesek akár szállíthatnak is. Vigyázzon a szemére, ha minden üzleti tevékenységet folytat, mert ezek az üzletek gyakran eladják berendezéseiket, irodai bútorokat és még irodai gépeket (például számítógépeket és nyomtatókat), miközben megpróbálják felszámolni a készletüket..

3. Hozzon létre külön e-mail és telefonszámlákat

Kommunikáció esetén a legjobb, ha elkerüljük az üzleti élvezet keverését. Nem akarja, hogy gyermekei válaszolnak egy ügyfél telefonhívására, és nem akarja kockáztatni, hogy az ügyfelet felveszi egy tömeges e-mailre, amely tartalmazza a legújabb lolcats mémét. Az ügyfelek e-maileit és üzeneteit is könnyen figyelmen kívül hagyhatja, illetve hiányozhat, ha a személyes postaládájába és a fiókjába kerülnek.

Ha nem akarja foglalkozni külön telefonvonallal, akkor is kaphat egy dedikált számot, amely kapcsolódik a hangpostafiókhoz, lehetővé téve üzenetek fogadását az ügyfelektől és a potenciális ügyfelektől, hogy szabadidőben visszahívhassa őket..

4. Használjon otthoni irodai szolgáltatásokat

Nézze meg az irodai / üzleti szolgáltatásokat, amelyeket a helyi példányüzletek, valamint a vállalati láncok, például a FedEx Office vagy a környék UPS Store kínálnak. Ezek közül a helyek közül sok a kis- és otthoni vállalkozástulajdonosoknak szól, akiknek nincs levelezőszobájuk vagy nem engedhetik meg maguknak, hogy támogató személyzetet béreljenek fel.

A szolgáltatások helyétől függően változnak, de a másolási szolgáltatások, a magán postafiókok és a csomagküldés kínálatán kívül ezek az üzletek az Ön nevében is elfogadhatnak csomagokat (ami nagyon fontos, ha sok szállítást ér el), és akár ingyenes, akár alacsony áron is biztosíthatják az ügyfeleknek -kölcsönző számítógép-hozzáférés.

5. Készítsen biztonsági mentési terveket

Senki sem akarja gondolni olyan eseményekre, amelyek kisiklhatnák a vállalkozásukat, de ha kisvállalkozás vagy, fontos, hogy ezt megtegye. Ha nem azonosítja a vállalkozását fenyegető veszélyeket, akkor át kell küzdenie, amikor a dolgok nem a tervek szerint mozognak.

A természeti katasztrófákatól a hosszú távú betegségekig a körülmények megváltoztatása véget vethet vállalkozásának, ha nem tudja folytatni a munkát. Még egy rövid távú probléma is, például áramszünet vagy számítógépes működéskárosodás, károsíthatja vállalkozását, ha nem tudja eleget tenni az ügyfél határidejének, vagy hatékonyan tudja feldolgozni a megrendeléseket..

A nagyobb események tervezése
A természeti katasztrófák, a terrorizmus, a polgári nyugtalanságok vagy a betegségkitörések pusztító hatást gyakorolhatnak mind a nagy, mind a kisvállalkozásokra, és még a legjobban kidolgozott tervek is megnehezíthetik az egyes vállalkozástulajdonosok számára, hogy vállalkozásaik újból önállóvá váljanak. Az Egyesült Államok Kisvállalkozói Igazgatósága webhelyén széles körű információt nyújt az üzleti katasztrófaelhárításról, valamint olyan kormányzati programokkal kapcsolatos információkat, amelyek segítenek az üzleti tulajdonosoknak a mûveletek helyreállításában, ha egy nagyobb esemény zavarokat okoz a közösségben.

Tervezés a váratlanra
Az olyan dolgok, amelyek megzavarhatják a munkavégzés képességét, többek között az áramellátás és a közmű kiesése, a berendezés meghibásodása, betegség, sérülés és családi vészhelyzetek. Noha ezen körülmények egy része elkerülhetetlen, kockáztathatja az ügyfelek és ügyfelek elvesztését, ha nem képes betartani a határidőket, időben kiszállítani a termékeket, vagy egyszerűen nem nyújtja a szokásos szolgáltatási szintet..

Íme néhány ötlet a közös forgatókönyvek kezelésére:

• Azonosítsa az online hozzáférési helyeket. Nézze meg környékét olyan helyeken, amelyek WiFi-t kínálnak, és lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy hosszú ideig használják a szolgáltatást. Kávézók, fénymásoló üzletek, hajózási üzletek és nyilvános könyvtárak mind potenciális helyek a WiFi eléréséhez. A barátok és a család otthona szintén jó hely az online eléréshez - csak hívjon és kérdezzen, mielőtt elmész! Határozza meg a környéken található több munkabarát hotspotot, és jegyezze fel azok működési idejét, hogy ne pazarolja az időt az egyik helyről a másikra, amikor az internet leáll..
• Nézze meg a szélessávú fizetést. USB modemmel és pay-as-go-go szélessávú internettel otthon maradhat, ha a szokásos internetszolgáltatás leáll..
• Biztonsági mentési technológia. Noha jó ötlet a fájlok és projektek biztonsági másolatainak megőrzésére, rendelkeznie kell biztonsági másolat-készítési technológiával arra az esetre is, ha számítógépe frízisre megy. Ennek legegyszerűbb módja egy olcsó laptop vagy netbook vásárlása, amelyet akkor használhat, ha elsődleges számítógépe leáll. Miközben ehelyett egy régebbi asztali modellt is kéznél tarthat, nem hordozható vagy tölthető, ami haszontalanná teszi, ha a számítógép hibájával egyidejűleg áramkimaradást szenved. Megvizsgálhat olyan biztonsági szolgáltatásokat is, mint a Backblaze és a Mozy.
• Szünetmentes áramforrás (UPS) vásárlása. A szünetmentes tápegység megvédi a gépet az áramkimaradásoktól, és elegendő időt biztosít az asztali rendszer kikapcsolásához - gyors e-mailt küldhet az ügyfeleknek, hogy tudatja velük, hogy egy ideje energia nélkül lesz. Megszakíthatatlan áramforrásokat talál az Amazonon, mindössze 50 dollárért.
• Tartsa a fontos információk nyomtatott példányát. Nagyon jó ötlet, ha nyomtatott másolatot szerez az ügyfél elérhetőségéről, hogy kapcsolatba léphessen velük akkor is, ha nem fér hozzá az internethez vagy a számítógépes fájlokhoz..

6. Tudja meg, mikor érkezik ideje új térbe költözni

Bár sok ember képes sikeresen otthoni vállalkozást működtetni, eljuthat olyan helyzetbe, ahol már nem praktikus otthoni munkavégzés, legalább teljes munkaidőben. Lehet, hogy rendszeresen személyesen találkoznia kell az ügyfelekkel, rengeteg készletet kell tárolnia, vagy kevesebb zavaró körülmények között kell dolgoznia..

Fontolja meg azokat a közös munkaterületeket, amelyek lehetővé teszik az íróasztal kölcsönzését közös irodában, ha nem engedheti meg magának, vagy ha nem lesz szüksége teljes irodára. Számos közös munkaterület lehetővé teszi, hogy az Ön igényeinek megfelelően béreljen helyet, így nem kell teljes munkaidős szerződést vállalnia, ha csupán egy havi néhányszor helyre van szüksége. Egy másik lehetőség az iroda megosztása, amely lehetővé teszi, hogy partnerként működjön egy másik iroda bérlővel vagy a tulajdonoskal az irodai költségek megosztása során.

Záró szó

Az otthoni munka kihívásai és az előnyök egyensúlyban maradhatnak, ha jól működő otthoni irodát létesít. Ne feledje, hogy egyetlen iroda sem működteti magát. A jó döntések meghozatala és az önfegyelem gyakorlása elősegíti a vállalkozás hosszú távú zökkenőmentes működését.

Melyek a legjobb tippek az otthoni iroda vagy a munkaterület hatékony működésének biztosításához?