10 tipp a hatékony munkahelyi kommunikációs készségek fejlesztéséhez

A fiatal asszisztens, a neheztelés és a reménytelenség között, nem tudta, hogyan reagáljon a háromoldalas feljegyzésre, amely a feladatok kudarcát és a csoport által nem teljesített elvárásokat felsoroló kudarcot jelentette. Az emlékeztető azzal a fenyegetéssel zárult le, hogy „a dolgoknak meg kell változniuk”, és hogy ő, a menedzser, már nem törődött az egyénekkel hiányosságuk miatt. A barátom, aki elmulasztotta az igazságtalan értékelésnek való felfüggesztés vagy a későbbi továbblépés késése vagy lehetetlensége miatt tartózkodás között, azt kérdezte tőlem: „Mit kell tennem? Kilép vagy ott marad, abban a reményben, hogy nem szabadulnak rám? ”

Eredményorientált kommunikáció a munkahelyen

Minden kommunikációnak van eredménye. De vajon ebben az esetben volt-e az eredmény, amelyet az emlékeztetőt aláíró menedzser kívánt? Az üzleti kapcsolatok, különösen a felettesek és beosztottak közötti kapcsolatok gyakran sziklaosak a rossz kommunikáció, a tények hiányos vagy téves értelmezése, a nyomás alatt álló környezet és a siker iránti kölcsönös elkötelezettség miatt. Mint a sportban és a politikában, sok üzleti hiba érvénytelen. A vakond dombok hegyekké válnak, a hibák pedig érzelmek és túlreagálás miatt katasztrófává válnak.

A kutatások bebizonyították, hogy az érzelmek gyakran felülbírálják az értéket, annak következménye, hogy korábban harcolniuk kell vagy menekülniük kell, amikor a vadállatok olyan embereket etettek, akik lassan döntöttek el, hogy veszélyesek-e. Szerencsére a legtöbb vállalkozás nem rendelkezik „ölni vagy ölni” környezettel - de mi még mindig fel vannak készülve ahhoz, hogy reagáljunk egyre.

Ebben az esetben a menedzser erőfeszítései az alkalmazottak motiválására hátráltak. Annak ellenére, hogy nyilvánvaló hiányosságok mutatkoztak az üzlet megjelenésében és működésében, amelyeket javítani kellett, a feljegyzés eredményeként a figyelem a személyiségre összpontosult, nem pedig a teljesítményre. Noha a feljegyzés rövid távon kétségtelenül katarikus volt a menedzser számára, a hosszú távú hatás a bizalom elvesztése és a vezetői képességeiben vetett bizalom, a menedzser és a többi alkalmazott közötti napi feszültség növekedése volt. , és a jövőbeni potenciális vezetők és felhalmozott intézményi tudásuk jelentős veszteségének valószínűsége. Hogyan tudta volna a menedzser másképp kezelni a helyzetet??

Hatékony kommunikáció: a menedzser

Számos dolgot tehet a menedzser a kommunikációs készségeinek javítása érdekében:

1. Mielőtt bármilyen intézkedést végrehajtana, mérlegelje a helyzetet
Érzelmeink arra késztenek bennünket, hogy felületes bizonyítékok alapján gyors döntéseket hozzunk, amelyek esetleg nem tükrözik a probléma valódi természetét. A menedzser feltételezte, hogy az üzlet rossz megjelenése az alkalmazottak erőfeszítésének vagy figyelmen kívül hagyásának köszönhető. Nem vette figyelembe, hogy több üzlet alkalmazottját a pénzügyi helyzet miatt felmondták, miközben az üzlet munkateher nem változott. Minden egyes menedzser-asszisztens több olyan területért volt felelős, ahol kevesebb ember végezte a munkát.

Ezenkívül minden egyes asszisztensnek fizetést kellett fizetnie a nagy vevő elvesztése miatt, és mindegyiket aggasztotta, hogy az ügyfél vesztesége lelassítja saját üzletvezetői előléptetését. Bár nem szándékoztak, erőfeszítéseik valószínűleg saját gondjuk miatt szenvedtek.

2. Döntés előtt gyűjtsön és erősítse meg az információkat
Hajlamosak vagyunk összekeverni a tüneteket a betegséggel, és következésképpen a tünet helyett inkább a mögöttes betegséget kezeljük. A technológia lehetővé teszi számunkra, hogy hatalmas mennyiségű adatot gyűjtsünk és szeleteljünk és kockáztassuk, hogy bármilyen módon megjelenhessenek. Az adatok azonban a probléma ábrázolása, nem maga a probléma. Az asszisztensek munkájának megfigyelése, a munkájuk szempontjából való beszélgetés és meghallgatásuk más következtetésekhez vezethetett volna, mint amelyeket az igazgató ért el.

3. Fókuszban a problémák, ne a személyiségek
A menedzser emlékeztetője megtámadta az egyes asszisztensek karakterét azzal, hogy lusták, elhagytak vagy elárultak. A következtetések felerősítették a feljegyzés érzelmi környezetét, lefedve annak ténybeli tartalmát és célját.

Az asszisztensek válaszul érzelemmel reagáltak anélkül, hogy abbahagyták volna a tények érvényességének mérlegelését vagy megpróbáltak volna a menedzsernek magyarázatot adni. Amikor olyan kérdésekkel foglalkozik, amelyek érzelmi tartalommal bírnak, a „24 órás szabálynak” érvényesnek kell lennie: Ne küldjön e-mailt, üzenetet, levelet, feljegyzéset vagy jelentést másoknak, amíg nem telt el egy napja, hogy elgondolkozzon tartalmát, és biztos, hogy közli a kívánt tényeket és hangot.

4. Kezelje magánszemélyeket, nem csoportokat
A menedzser feljegyzését mindenkinek és senkinek adták. A specifitás hiánya lehetővé tette minden címzett számára, hogy elkerülje a személyes felelősséget, mivel mindenki úgy érezte, hogy saját erőfeszítései megfeleltek az elvárásoknak. Következésképpen a feljegyzés nem érte el a kívánt eredményt, és rontotta a már érzékeny munkakörnyezetet. A csoportos kommunikáció tökéletes az általános információk, oktatás és dicséret biztosításához; ezeket azonban nem szabad egyedi irányításra vagy kritikára felhasználni. Ne feledje, a nyilvános dicséret és a magánélet kritikája.

5. Találkozzon a beosztottakkal szemtől szemben
Az írott szavak jelentését és szándékát a fizikai jelenlét nélkül gyakran félreértik, és zavart és konfliktusokat okozhatnak. A tartalom tisztázása, a megértés és az egyetértés biztosítása érdekében nem helyettesítheti valaki szemébe nézését és a beszélgetésre adott reakciójának látását..

A vezetők gyakran elrejtik az emlékeztetők és a jegyzetek mögött, mintha beosztottjaik robotok lennének, amelyeket a helyükre helyeznek és programozhatnak. A sikeres vezetők azonban személyes elkötelezettségre törekednek, és hidakat építnek a bizalom, a kölcsönös tisztelet és a megosztott tapasztalatok felé. Légy fizikailag elérhető és „járd el a sétát”, és tudatd az embereiddel, hogy jó vagy rosszon keresztül vagy velük.

6. Közvetlenül és egyértelműen rendelje hozzá a feladatokat
Az emberek akkor működnek a legjobban, ha tudják, mire számítanak tőlük. A jó vezetők egyszerű, érthető módon azonosítják a célokat és intézkedéseket, egyértelműen kiosztják a felelősséget, és megerősítik, hogy az információt azok értik, akiknek irányítják. A jó vezetők nyomon követik és helyesbítik a hozzájárulást annak biztosítása érdekében, hogy minden beosztottja ugyanazon az oldalon legyen, és ugyanazon cél felé dolgozzon.

A vezetőknek mindig emlékezniük kell arra, hogy egyetlen alkalmazott sem vállal munkát azzal a elvárással, hogy figyelmen kívül hagyja, figyelmen kívül hagyja vagy jelentéktelen munkahelyén. A munkavállalók azt akarja, hogy társaik kedveljenek és tiszteljenek, és büszkék legyenek munkáltatóikra. A vezetőség kihívása az, hogy fenntartsa és tovább fejlessze ezt a munkavállalói lelkesedést és elkötelezettséget, még stressz idején is.

A hibák a növekedés részét képezik, és az elmulasztás és a folyamat kijavítása rendszeres események az üzleti életben és az életben. A beosztottakkal való kapcsolattartás, ahogyan szeretné, ha hasonló helyzetben bánnak vele, a legjobb módszer, amelyet bármely menedzser megtehet.

Hatékony kommunikáció: a munkavállaló

A barátom, az asszisztens menedzser szintén tanulhatott erről az eseményről. A reakciója, bár érthető, feleslegesen rontotta a helyzetet. Következésképpen ő és a többi asszisztens haszontalan aggodalomtól szenvedett, és időt és erőfeszítést pazarolt egymással az észlelt igazságtalanság miatt. Ezt az időt és energiát jobban felhasználhatta volna az üzlet problémáinak megoldására és az ügyfélszolgálat javítására. Noha sem ő, sem a többi asszisztens nem tudta befolyásolni a menedzser érzéseit, amelyek a feljegyzéshez vezettek, az erre adott válaszuk ellenőrzésük alatt állt..

Ha hasonló helyzetbe kerül, akkor:

1. Soha ne személyre szabja a kritikát
Akár kritikát adsz, akár kapsz, annak a megfigyelt cselekedeteken és eredményeken kell alapulnia, nem pedig szándékon. Lehetetlen megismerni bármely tevékenység mögött meghúzódó motívumokat, csak a tevékenység fizikai tevékenységeit és eredményét. Következésképpen a kritikát érzelmileg kell adni és elfogadni, meg kell fontolni annak érvényességét és helytállóságát, és azt indokolt esetben kell végrehajtani..

Más szavakkal, ne legyen túl érzékeny vagy védekező, amikor visszajelzést kap. A kapott információkat úgy tekintse, hogy más eredményt kapjanak, nem pedig személyes támadást.

2. Megérteni a helyzetet
Ebben az esetben a kritika kiváltó oka a bolt fizikai állapota és megjelenése volt. Más esetekben a konstruktív kritika részét képezi a rendszeres munkavállalói teljesítményértékelésnek, amelynek célja mindkét fél visszajelzése. Használja ki mind a két lehetőséget a kapcsolatépítésre és az információszerzésre. Használja a beszámolót arra a lehetőségre, hogy olyan információkat szerezzen és adjon, amelyeket egyébként kihagyhatna.

3. Légy megértés
Amikor megkapja azt, amit indokolatlan személyes támadásnak vagy kritikának tekint, ismeri el a forrást és annak körülményeit, mielőtt a következtetésre ugrik. Sajnos az embereknek rossz napjai vannak, és gyakran úgy válaszolnak, hogy mások megtámadása alig vagy egyáltalán nem indokolt. Ha a fejek hűvösebbek és a nyomás alacsonyabb, vegye fel a kapcsolatot a támadóval, hogy többet megtudjon a problémáról és arról, hogyan lehet a megoldás részese. Felfedezheti, hogy a támadás ösztönzője a feladó túlreagálása volt, vagy semmi köze sincs magához vagy a munkádhoz.

4. Tanuljon tévedéseiből
Bármi legyen is a karriered szakaszában, továbbra is folytathatja a tanulást. Dolgozási ideje alatt változatos képességekkel és tehetségekkel rendelkező felettesekkel és azokkal együtt fog dolgozni. Egyesekre emlékezni fogsz a nagy vezetésük miatt, másoknak azért fognak emlékezni, mert ilyen rossz vezetők voltak. Még az utóbbi megtaníthat neked valamit.

Ebben az esetben a barátom megtanulta, hogyan érezte magát, amikor igazságtalanul vádolták a rossz teljesítményért. Remélhetőleg emlékezni fog érzéseire, mielőtt ugyanazokat a hibákat követi el azokkal az emberekkel, akik jelenleg vagy a jövőben beszámolnak neki. Időnként a rossz példák hatékonyabbak, mint a jó.

Záró szó

A menedzsment és vezetés megtanult készség. A hatékony vezetők tapasztalatokkal rendelkeznek a spektrum mindkét oldalán, útmutatást kapnak és megadnak nekik. És egy vállalat sikere közvetlenül kapcsolódik vezetői képességekhez és képességükhöz, hogy a munkavállalókat nehéz és próbaidőszakon át vezessenek.

Az alapadatokkal és feletteseivel folytatott kommunikáció elemzésével és elgondolkodásával jobban megtanulhatja, hogyan kell vezetni bármilyen pozíciójában. Ily módon nem csak biztosítja a jövőbeli kilátásait, hogy feljebb kerüljön a vállalati rangsorban, hanem termelékenyebb és jobb munkakörnyezetet teremt saját és munkatársai számára..

Milyen egyéb hatékony kommunikációs tippeket javasolhat??